Первая Форма — Кейсы компании

«Первая оценочная компания»: документооборот, CRM и корпортал для консалтинга

CRM
В новом кейсе рассказываем, как «Первая Форма» помогла автоматизировать работу с клиентами, документами и сотрудниками.

«Первая оценочная компания» выполняет все виды оценок, проводит стоимостное консультирование и помогает клиентам комплексно решать задачи на разных этапах развития бизнеса. Среди их клиентов — корпорации, банки, девелоперы, юридические компании и паевые инвестиционные фонды. Компания занимает 13 место в рейтинге RAEX среди крупнейших оценочных групп.

Проблема: не автоматизированы CRM-процессы, внутренние коммуникации и работа с документами


Сотрудники «Первой оценочной компании» работают с каждым клиентом по индивидуальной схеме. Они проводят столько встреч и созвонов, сколько нужно для полного погружения в потребности и задачу компании. Из-за этого цикл продажи бывает сложным и длительным.

Взаимодействие с клиентами в «Первой оценочной компании» не было автоматизировано, и это ещё больше усложняло работу. Сотрудники не могли сформировать аналитику по профилю клиентов и воронке продаж, оценить срок жизни клиента (LTV), построить систему удержания и продажи дополнительных услуг. Кроме того, специфика работы предполагала частое обращение к прошлым запросам клиента, но искать их в базе данных из Excel-таблиц было очень сложно.

Локдаун 2020 года и опыт удаленной работы убедили компанию, что для развития бизнеса им пора автоматизировать и другие процессы. В будущем они планировали кратно увеличить штат, и для онбординга им не хватало общего портала для сотрудников.

Корпоративный портал, электронный архив и CRM на единой платформе


  • Создать корпоративный портал для внутренних коммуникаций и мобильное приложение для полноценной работы вне офиса.

  • Разработать единый и удобный инструмент фиксации всей истории взаимодействия с клиентами — от «входа» до заключения договора.

  • Организовать электронную базу документов компании для оперативной работы с заказчиками, формирования необходимой отчетности и аналитики.

Преимущества Low-Code BPM-системы «Первая Форма»


  • гибкая настройка под задачи компании;
  • единая и прозрачная платформа для всех процессов;
  • лицензии на сотрудников, а не на процессы;
  • большой опыт внедрения — в клиентах 150 компаний из разных отраслей.

8 бизнес-процессов автоматизированы в единой системе


1) На базе «Первой Формы» настроили CRM-систему, где фиксируется вся история взаимодействия с клиентом:


  • контактные лица со стороны клиента;
  • звонки и встречи;
  • интересы;
  • коммерческие предложения;
  • рентабельность услуг;
  • заметки менеджеров;
  • договоры;
  • потенциал развития.

Это значительно экономит время на поиск нужной информации и упрощает передачу клиента другому сотруднику, если это необходимо. В системе настроена проверка на уникальность ИНН, поэтому случайно внести клиента второй раз не получится.

Также в карточке хранится история переписки по электронной почте. Это позволяет руководству контролировать общение с каждым клиентом и оперативно реагировать, если возникнут проблемы.

Мы не можем публиковать функционал клиента, поэтому покажем свой: в «Первой Форме» CRM-процессы настроены точно также. Это часть карточки клиента — в ней фиксируется вся важная информация.

Карточка клиента связана с задачами по всем клиентским проектам. На этом скриншоте мы вносим результаты новой встречи.

По клиенту хранится вся история взаимодействий — с датами, результатами и ответственными.

2) Автоматизировали процесс работы над коммерческими предложениями — от запроса заказчика до подписания договора.

В системе ведётся строгий контроль за рентабельностью проекта, процессом согласований внутри компании и тем, чтобы клиент передал сотрудникам всю необходимую для работы информацию.

3) Настроили процесс согласования договоров и технических заданий с обязательной фиксацией контрольных параметров.

К ним относятся реквизиты, сроки действия, ответственные лица, финансовые показатели и исходная информация от заказчика.

4) Настроили API интеграцию с Контур.Фокус.

Это позволяет загружать в систему актуальную информацию о контрагенте сразу, как сотрудник введёт его ИНН.

5) Настроили справочники, чтобы информацию в системе было удобно хранить и искать.

Например, в «Базе документов» хранятся сертификаты, подтверждающие квалификацию экспертов компании, а также информация о всех премиях и рейтингах. Благодаря интеграции «Первой Формы» и почтового сервера, сотрудники могут отправлять клиентам актуальные документы сразу из системы.

Пример справочника с ответственными лицами в крупной компании

Пример справочника по типам персональных документов

6) Разработали решение, чтобы оперативно загружать холодные базы данных клиентов из Excel-файлов и обрабатывать их в системе.


7) Настроили аналитику для руководителей по количеству лидов на каждом этапе воронки продаж.

А также ежеквартальную аналитику по продаваемым продуктам, где можно получить детальную информацию по каждой сделке.

СRM в «Первой Форме»: этапы воронки продаж

Аналитика по количеству лидов на каждом этапе воронки

8) Настроили корпоративный портал с мессенджером, доступный в веб и мобильном формате.

На портале сотруднику доступны корпоративные и отраслевые новости, объявления, дни рождения коллег, личные задачи, звонки и встречи. Встроенный мессенджер позволяет обмениваться сообщениями в личных и групповых чатах.

Так выглядит мессенджер, главная страница портала и календарь со встречами в «Первой Форме».

Итоги внедрения «Первой Формы» в «Первой оценочной компании»


  • системно построили процессы для продаж и обработки отказов;
  • четко описали и реализовали в системе;
  • повысили эффективность обработки входящих запросов;
  • сформировали стратегию продвижения на основе аналитики по качеству входящих лидов;
  • сократили вопросы сотрудников о взаимодействии внутри компании благодаря корпоративному порталу.

Фотографии: Unsplash