Автоматизация управления производством «Световые Технологии»: единая система для HR, IT и юридического отдела

«Световые Технологии» — самый крупный производитель и поставщик светотехнических решений в России и ЕАЭС.

В ассортименте компании больше 9 тыс. видов световых приборов. Их можно использовать и для освещения офисов, и для заводов и стадионов.

Мы внедрили ServiceDesk для IT-отдела компании, согласование договоров для юристов и автоматизировали кадровый документооборот.

---

В «Первой Форме» компания работает уже 11 лет. Мы попросили Михаила Кудинова, директора департамента управления проектами ИТ-развития «Световых Технологий», поделиться историей проекта и результатами внедрения системы.

Сначала внедрили ServiceDesk для IT-отдела

В 2011 году мы искали систему для контроля текущих задач сотрудников — аналог персонального ежедневника, но развёрнутого в корпоративном масштабе. На самом деле, это не вполне «профильное» использование «Первой Формы». Поэтому неудивительно, что в этом качестве система у нас не прижилась.

Но функционалом «Первой Формы» заинтересовался ИТ-департамент. Наша компания развивается, растёт нагрузка на ИТ-службу, увеличивается число обращений пользователей. Чтобы управлять потоком входящих заявок, нужно систематизировать их, спланировать работы, распределить нагрузку между сотрудниками, контролировать сроки. Это как раз те задачи, под которые «Первая Форма» заточена.

Сотрудник нашей ИТ-службы прошёл двухнедельные курсы администрирования и взялся за настройку системы. Сначала он автоматизировал обработку пользовательских заявок — от регистрации до приёмки выполненных работ. Процесс оказался таким удобным, что мы решили регистрировать любые заявки в ИТ только через «Первую Форму».

Обучите технических специалистов компании настраивать BPM-систему своими силами, без помощи программистов. Выбирайте подходящий тариф и программу на сайте Академии «Первой Формы».

Теперь каждый сотрудник может самостоятельно зарегистрировать обращение, проверить его статус, узнать исполнителя, договориться о встрече и уточнить какие-то детали. А у ИТ-специалистов появилась возможность планировать работы, распределять задачи и ответственность за результат. В системе они видят статистику обращений, поэтому быстрее выявляют типовые проблемы.

Так в компании появилось доверие и интерес к системе. Мы стали осваивать все её возможности и подбирали подходящий нам функционал.

Какие процессы в компании автоматизировали

Договорная работа

Наши юристы в России и зарубежных филиалах уже десять лет готовят и согласовывают договоры в системе. Там же проходит оформление бумажных документов и контроль возврата оригиналов, выдача заключений, разбор претензий и споров. Переход на «Первую Форму» помог не просто автоматизировать выполнение отдельных операций — мы сделали процесс более логичным и быстрым. Теперь на согласование одного договора нам нужно меньше недели.

Управление персоналом и КЭДО

Мы начали с согласования отпусков, командировок, заявок на получения виз и справок. Затем постепенно автоматизировали практически все кадровые процессы: приём на работу, перемещение, увольнение, планирование обучения, сбор подписей для обходных листов.

У некоторых процессов довольно сложная логика. Приём на работу порождает цепочку из восьми последовательных подзадач в разные подразделения.

Поскольку кадровое делопроизводство в крупных компаниях требует больших трудозатрат, внимания к деталям и дедлайнам, сотрудники приняли автоматизацию с большим энтузиазмом.

Автоматизация управления производством: мобильное приложение для инженеров

Наши конструкторы и инженеры работают как в офисе, так и в цехах. В «Первой Форме» они получают уведомления — например, о срочном вызове в цех, отвечают на вопросы, фиксируют производственные операции. Чтобы не быть привязанными к компьютеру, они работают с системой на планшетах.

Корпоративный портал для сотрудников и HR

Стартовая страница в системе — наш корпоративный портал, где мы публикуем новости и объявления. Там же есть кнопки быстрого доступа для часто выполняемых действий. У некоторых подразделений есть собственные дашборды, на которых отображаются ключевые KPI.

Раньше перед совещанием нам приходилось выгружать данные в Excel и строить в нём сводные таблицы. Теперь мы смотрим готовую аналитику прямо с экрана. Отдельный портал посвящён исполнительской дисциплине: там собрана статистика по просроченным задачам и неотвеченным вопросам.

Корпоративные коммуникации: чаты и планирование задач

Раньше за месяц наш сотрудник мог отправить 600 писем внутри компании и 500 писем вовне. Контролировать такое количество сообщений и выполнять поручения по ним почти невозможно. Поэтому все коммуникации мы перенесли в «Первую Форму», где история переписки прозрачна и легко контролировать задачи.

Также мы настроили оповещения для сотрудников и их руководителей о просроченных дедлайнах. Благодаря этому в компании выросла исполнительская дисциплина.

Постепенно использовать систему стали практически все подразделения — хозяйственная служба, логистика, маркетинг, коммерческая служба и администрация.

Как сотрудники воспринимают «Первую Форму»

Все в компании знают, что ни один вопрос не решается, если задачи нет в «Первой Форме». При этом сами сотрудники инициируют настройку новых процессов — это верный признак, что система действительно нравится и помогает в работе.

✅550 человек используют систему ежедневно

✅ 66 процессов уже автоматизировано

✅ 30 задач в день создают в системе

✅1 специалист сопровождает систему

Сопровождением и развитием системы до сих пор занимается всего один сотрудник и даже не 100% рабочего времени. Хотя бывают моменты, когда спрос на ресурсы по разработке превышает возможности ИТ-подразделения. В этом случае мы привлекаем специалистов «Первой Формы» в рамках услуг технической поддержки.

Реестр автоматизированных процессов:

• ИТc
• Первая линия
• Сопровождение приложений
• Наряды
• Проблемы
• Бизнес-процессы
• Бронирование переговорной
• Заказ машины
• Заказ пропуска
• Заказ визиток
• Заказ канцтоваров
• Заказ такси
• Заказ экскурсий
• Заявка на корпоративную связь
• ГСМ, путевые листы, акты
• Кадровые процессы
• Прием на работу
• Подготовка рабочего места
• Оформление пропуска
• Охрана труда
• Документы на ознакомление
• Заказ справки с места работы
• Заявка на командировку
• Отчет по командировке
• Оформление визы
• Обходной лист
• Оформление отпуска
• Табели учета рабочего времени
• Заявка на обучение
• Заявка на перевод
• Хозяйственные процессы
• Заявка на ремонт
• Заявка на вывоз отходов
• Заявка на доставку
• Прочие задачи
• Администрация
• Документы поставщиков, подрядчиков
• Документы покупателей, заказчиков
• Прочие документы
• Внутренний документооборот
• Совещания и планерки
• Закупки
• Прайс-листы
• Согласования
• Коммерческий блок
• Маркетинг
• Клиентский сервис
• Продажи
• Экспорт
• Производство
• Планирование
• Бюджеты
• Заявки на изготовление
• Инвентаризация
• Логистика
• Бюджет
• Транспорт
• Склад
• Таможня
• Энергетическая служба
• Проекты
• Служба качества
• Юридический департамент
• Общекорпоративные проекты
• Группа развития
• Корпоративная культура, новости, идеи

Фото: Unsplash