- Согласование договоров занимает на 30–40% меньше времени
- В автоматизированной системе работают 300 сотрудников компании
- В единое информационное поле объединены юридический, инженерный, финансовый, маркетинговый и IT-департаменты
- Продолжительность проекта – 3 месяца
Кратко
У крупного мясоперерабатывающего предприятия были проблемы с документооборотом: документы согласовывались медленно, а сроки действия договоров никто не контролировал. Эксперты КСК ГРУПП автоматизировали процесс с помощью системы «Первая Форма»: внедрили процедуры согласования, расставили контрольные точки, сделали документооборот быстрым и прозрачным. С внедрением «Первой Формы» сократилось время согласования, обозначились четкие рамки, создан электронный архив договоров по направлениям.Ситуация
Рамфуд – мясоперерабатывающий холдинг и крупный импортер охлажденной говядины. Группа компаний объединяет собственную производственную базу в Раменском районе Подмосковья, бойню и свиноводческий комплекс в Саратовской области, сбытовую сеть из 21 специализированного магазина, транспортную компанию, складской комплекс и распределительный центр. На предприятии не было электронной системы управления, при согласовании бумажные документы «гуляли» между офисами в Москве, Раменском и Саратовской области. Документооборот по закупкам не был систематизирован. Согласование платежей шло в разрыве от заявок на закупку. Например, операционист получал в бумажном виде заявку на закупку партии производственного сырья. Он регистрировал ее и направлял на подпись ответственным лицам. После всех этапов согласования заявку нужно было занести в «1С» на оплату. Часто заявки просто терялись на этом долгом пути.Документооборот не был систематизирован, документы по нескольку дней «гуляли» из офиса в офис.
Проблема
Стол генерального директора был завален кипой бумаг, у него не было единой точки сбора. Новые договоры, текущие договоры с контрагентами, ожидающие пролонгации, служебные записки, заявления на отпуск и многое другое нескончаемым бумажным потоком «сыпалось» на топ-менеджера.Из-за неналаженного документооборота стол генерального директора всегда был завален кучей бумаг.
Сотрудникам, которые занимались внутренним контролем, было сложно проводить служебные расследования по корпоративным конфликтам: часто было невозможно достоверно выявить все обстоятельства нарушений. Это касалось фактов хищения на производстве и превышения должностных полномочий.
Внутренние расследования затрагивали несколько служб: инициатор – юристы – финансисты – служба безопасности. Например, если компания подписала один вариант договора, а контрагент – другой, направлялась заявка на расследование – проверить процедуру выпуска договора. Чтобы выяснить, что произошло, руководитель отдела внутреннего контроля ехал из офиса в Раменском в московский офис, где работают юристы компании. Там он «поднимал» согласованную финальную версию договора, сравнивал с подписанной версией, изучал переписку в почте по этому поводу. На это уходило несколько дней.
Руководство решило перейти на электронный документооборот. У сотрудников должен был появиться единый регламент работы с документами, чтобы три офиса в разных регионах взаимодействовали по четкой системе.
Решение
Компания провела конкурс и выбрала «Первую Форму». Проект состоял из трех этапов:- На первом этапе мы внедрили простые сервисы, такие, как техподдержка, управление административно-хозяйственным блоком и др. Так сотрудникам было проще привыкнуть к системе и узнать ее возможности.
- Второй этап – автоматизация согласования платежей и их интегрирование с «1С». Это было нужно, чтобы после согласования заявка на закупку автоматически подгружалась в «1С» на оплату – при таком подходе документы не теряются.
- Третий этап – перевод инженерного департамента на автоматизированное управление заявками на предоставление услуг. Это позволило своевременно фиксировать проведение ТО оборудования и просчитывать нормативы по его простою.
Реализация
В приоритете была автоматизация процедуры выпуска договоров, но консультанты предложили сделать это на втором этапе.«Сотрудники компаний всегда без энтузиазма воспринимают новшества. Поэтому сначала мы предложили внедрить простые сервисы, чтобы персонал «погрузился» в работу системы и научился ей пользоваться. Мы запустили СервисДеск департамента IT: в нем были категории для подачи заявок сотрудниками других отделов. Процедура подачи и подтверждения заявки стала обязательной для всех. Мы ввели принцип "нет электронной заявки – нет работы"».
Теперь если не работала оргтехника или было нужно оборудовать рабочее место новому работнику, сотрудник направлял заявку IT-специалисту через «1Ф». Специалист выполнял работу и завершал задачу в системе. Консультанты провели обучение по пользованию системой для сотрудников юридического отдела, инженерного, финансового, маркетингового и IT-департаментов, а также для сотрудников внутреннего контроля, казначейства и мат. обеспечения.
Следующий этап – автоматизация процесса подготовки договоров. В процедуре появились новые контрольные точки: мониторинг сроков действия договоров и деактивация договоров при окончании срока действия. То есть если договор истек, система блокировала любые действия по нему.
Консультанты сформировали полный архив договоров. В нем есть согласованная финальная версия, скан подписанного договора и другие документы – вся процедура выпуска как на ладони. Благодаря этому сотрудники больше не ведут рабочие таблицы в Excel, заказчик в курсе этапов выпуска договора. В расследованиях отдела внутреннего контроля больше нет необходимости: все действия по договорам зафиксированы в системе.
Следующий этап – внедрение согласования платежей. Каждый платеж был привязан к соответствующему договору. Далее эксперты автоматизировали закупки и все сервисы, которые с ними связаны. Например, заявки на транспорт для доставки грузов связали с заявками на оплату. Благодаря этому больше не нужно было регистрировать эти заявки и вести рабочие таблицы.
Для инженерного департамента мы автоматизировали заявки на предоставление услуг, фиксацию проведенных ТО оборудования, формирование и согласование планов работ, отработку заявок по простоям оборудования.
Результат
Сотрудники проводят в «Первой Форме» ценовые комитеты, размещают данные о ценах и ассортиментные перечни для торговых представителей, ведут планы работ, согласовывают и утверждают внутренние регламентирующие документы. «Первая Форма» помогает контролировать сроки действия договоров, по которым оформляются заявки на оплату, интегрированные с «1С». Процедура согласования документов стала быстрой и прозрачной.Благодаря «Первой Форме» документы больше не теряются, согласование занимает на 30% меньше времени.
Компания избавилась от большого объема бумажного документооборота, коммуникация между сотрудниками разных отделов стала проще. Все отделы, кроме производственного цеха, в котором сотрудники не используют компьютеры, перешли на электронный документооборот. «Первая Форма» сократила время согласования документов в среднем на 30%.
