К нам обратилось госучреждение, занимающееся реализацией социальных инициатив. Штат насчитывает более 2 тыс. человек, а филиалы расположены по всей стране.
Госорганизация как работодатель обязана утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до нового года. Это требование прописано в ч. 1 ст. 123 ТК РФ. К указанному сроку каждый сотрудник должен определиться со временем и продолжительностью отдыха, руководитель — согласовать его для всех подчинённых, а сотрудники отдела кадров — проверить правильность расчётов и занести всё в учётную систему.
В декабре сотрудники отдела кадров ежедневно рассылали напоминания, вручную выгружали, загружали и проверяли Excel-таблицы с графиками. В этом кейсе рассказываем, как автоматизация помогла госорганизации сэкономить до 80% рабочего времени сотрудников. ⠀
Отдел кадров долго ждал заполненные графики, вручную проверял файлы и загружал их в 1С
⠀
Если вовремя не утвердить график отпусков, работодателю грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП: 1−5 тысяч рублей на должностных лиц, 30−50 тыс. рублей на юридическое лицо. При повторном нарушении штрафы увеличиваются, а должностных лиц могут дисквалифицировать на срок от одного года до трёх лет.
Чтобы выполнить требования законодательства, специалисты отдела кадров заранее рассылали 2 тыс. сотрудникам шаблон графика отпусков в Excel. Каждый должен был самостоятельно одобрить даты отпуска у руководителя и выслать заполненный файл обратно.
На практике планирование отпусков выглядело следующим образом:
Сотрудники допускали ошибки — превышали положенный им лимит или не учитывали обязательные две недели непрерывного отпуска.
Руководители долго вручную сводили данные, но не видели полную картину отпусков по подразделению.
Отдел кадров вручную проверял каждый файл, составлял сводную таблицу по отделу и сам загружал в 1С: ЗУП.
Схема согласования и утверждения графика отпусков без автоматизации Работа с графиком не заканчивалась в декабре:
Раз в месяц кадровый специалист проверял, кто должен идти в отпуск, выгружал приказы и уведомления, а затем направлял сотрудникам с просьбой выслать почтой подписанный экземпляр. Его, в свою очередь, подписывал директор.
Иногда сотрудники уходили в отпуск не в запланированные даты. Из-за этого кадровым специалистам приходилось вносить правки в утверждённые документы.
⠀
Теперь планирование графика отпусков проходит в «Первой Форме»
⠀
Заранее, в ноябре, система автоматически создаёт задачу «Запланировать отпуск» для каждого сотрудника организации. В ней указано количество доступных дней отпуска — оно будет разным в зависимости от региона работы. Так, жителям Крайнего Севера полагается в общей сумме 52 дня. Система учитывает эти особенности, так как баланс плановых отпусков автоматически загружается из штатного расписания в 1С: ЗУП благодаря встроенному коннектору для интеграции.
«Первая Форма» проверяет, корректно ли сотрудник внес даты отпуска: прописаны ли все полагающиеся дни, есть ли отпуск не менее 14 календарных дней подряд, нет ли пересечений с региональными праздниками.
Например, Курбан-байрам — это нерабочий день в Республике Татарстан, но в отпуск он не входит и не оплачивается. Система не даст сотруднику из Казани включить его в график.
Забыть про заполнение графика больше не получится, система сама следит за сроками и присылает напоминания В системе график отпусков автоматически разбивается на основной и дополнительный, который полагается за определённые условия работы: вредные условия труда, ненормированный рабочий день, работу на Крайнем Севере и приравненным к ним территориям.
Система автоматически направляет запланированные отпуска руководителю и формирует сводный график по всем подчинённым. Это позволяет быстро оценить ситуацию и принять решение, согласовать или отклонить предложенные даты.
Сводный график помогает отслеживать статус заявок и пересечение запланированных отпусков сотрудников Данные по согласованным графикам отпусков автоматически загружаются в 1С: ЗУП. Дополнительные действия со стороны отдела кадров не нужны.
В 1С генерируется печатная форма графика на каждого человека. Готовый документ выгружается в «Первую Форму», где сотрудники подписывают его при помощи ЭП. ⠀
Система помогает оперативно изменять и переносить отпуска в течение года
⠀ За две недели до запланированного отдыха сотрудник автоматически получает в «Первой Форме» уведомление и приказ о предоставлении отпуска, как и положено в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ. Он подписывает приказ при помощи усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП).
Сотрудник должен подтвердить отпуск или оформить перенос на другие даты. Всё происходит по тому же алгоритму, через заявку на корпоративном портале.
Автоматизируем уникальные бизнес-процессы государственных учреждений В «Первой Форме» можно оцифровать документооборот, проектное управление, работу с обращениями граждан. Подробнее ⠀
Результаты автоматизации планирования отпусков в госучреждении
⠀
Теперь согласовать график отпусков для 2 тыс. сотрудников можно за три дня вместо двух недель. Первый опыт нового согласования отпусков прошел успешно — в начале декабря документ уже был готов.
Специалисты отдела кадров только инициируют процесс согласования графика отпусков. Система освободила их от постоянных напоминаний, ручной проверки данных и загрузки в 1С: ЗУП. Кроме того, автоматизация обеспечивает строгое соблюдение норм трудового законодательства.
Остальные получили прозрачный и удобный инструмент для планирования отпуска. Линейные сотрудники без ошибок планируют отпуск, видят статус согласования и график коллег. А сводный график помогает руководителям избежать периодов с критической нехваткой персонала и согласовать предстоящий отпуск за 2 минуты. ⠀
FAQ
⠀
Какие технологии использованы в решении?
Автоматизация на основе low-code языка SMART (надстройка на TSQL) и LUA-скриптов, который позволяет кастомизировать бизнес-логику и описать автоматизацию. В «Первой Форме» есть готовые коннекторы с 1С, Exchange Server, Active Directory и другими решениями. Также можно добавить собственные API-методы. ⠀
Можно ли настраивать сложные схемы согласования?
Да, в системе можно настроить динамический маршрут согласования или матрицу согласования. Состав и порядок согласующих лиц будет автоматически определён на основе параметров документа.
Матрица согласования отпусков для высшего руководства может быть выстроена следующим образом:
топ-менеджер согласовывает даты с коллегами аналоичного грейда, чтобы избежать одновременного отсутствия ключевых руководителей;
запрос направляется на утверждение генеральному директору, который оценивает влияние отпуска на текущие проекты и общее управление.
⠀
Как обеспечивается защита данных в системе?
Используется сквозное шифрование данных E2EE, SRTP/DTLS и TLS. Каждый из этих методов помогает защитить данные и безопасно передавать их на внутренние серверы компании, не опасаясь несанкционированных просмотров, изменений и атак.
В системе предусмотрены: ● режим конфиденциальности — при включенном режиме конфиденциальности система полностью ограничивает доступ к задаче или чату пользователям, не являющимся ее подписчиками. ● разграничение прав доступа.
Доступ к данным системы появляется только после аутентификации, анонимного доступа не предусмотрено. Есть возможность настроить двухфакторную аутентификацию.
Есть аналитическая записка о соответствии программной платформы «Первая Форма» требованиям нормативно-правовых актов Российской Федерации в области безопасности персональных данных. ⠀
Как проходило обучение специалистов организации?
Сотрудники получили рассылку о новом порядке согласования отпусков за неделю до старта процесса, и быстро разобрались со всеми функциями. В поддержку в основном приходили вопросы по самому отпуску: почему нельзя взять 21 день в январе, раздробить остаток по одному дню и так далее.