Кадровый документооборот в госучреждении. Планирование отпусков для 2 тыс. сотрудников на корпоративном портале

В компании нашего клиента трудится более 2 тыс. человек во всех субъектах России. Отделу кадров тяжело давалось утверждение графика отпусков для большой и распределенной команды. «Первая Форма» помогла им уйти от ручных операций и автоматизировала этот процесс.

---

Проблема: как отделу кадров правильно распределить отпуск, а затем загрузить в 1С

В Трудовом кодексе прописано: за две недели до начала нового календарного года компании обязаны утвердить график отпусков. Поэтому отдел кадров нашего клиента заранее просил 2 тыс. сотрудников заполнить Excel-табличку, самостоятельно одобрить даты отпуска у руководителя и выслать обратно. Но кто-то забывал об этом или допускал ошибки — процесс затягивался.

Ошибки появлялись, потому что все сотрудники отдыхали по-разному. Чтобы правильно рассчитать отпуск, к ежегодному оплачиваемому периоду (он не всегда составляет четыре недели — жители Крайнего Севера, например, отдыхают 52 дня) нужно прибавить остаток с прошлого года, а также сделать поправки на региональный производственный календарь — дни местных праздников в отпуск не засчитываются и не оплачиваются.

В итоге в отдел кадров приходила разрозненная информация. Ее нужно было проверить — вдруг кто-то запланировал отпуск сверх лимита или забыл про обязательные дни, а затем загрузить Excel-таблицу в 1С. Чтобы упростить процедуру, компания обратилась в «Первую Форму».

График отпусков подчиненных для каждого руководителя

Нам предстояло так выстроить процесс, чтобы:

• сотрудник правильно и без лишних напоминаний планировал отпуск;
• руководитель в одном месте видел графики всех подчиненных;
• корректная информация автоматом подгружалась в 1С.

Почему клиент выбрал BPM-систему «Первая Форма»

Многие бизнес-процессы HR-отдел компании уже запустил в нашей системе — прием, перевод или увольнение сотрудников, работу со справками и корреспонденцией, ведение задач.

Дополнительными причинами для выбора в пользу BPM-системы «Первая Форма», по словам клиента, стали:

• Российская разработка.
• Гибкий конструктор под задачи компании на основе low-code.
• Единая платформа и бесшовная интеграция.
• Лицензии на сотрудников, а не на процессы.
• Опыт внедрения в 150 компаниях из разных отраслей.

Решение: кадровый документооборот в электронном виде

Реализация данного проекта проходила по следующим этапам:

✅Мы провели интервью с клиентом и собрали требования по функционалу.

✅Построили архитектуру решения и интуитивно понятные интерфейсы для планирования и согласования отпуска.

✅Интегрировали «Первую форму» с 1С, чтобы исключить дублирующие действия: раньше отдел кадров выгружал файлы по каждому сотруднику из 1С, а затем загружал обратно — с проверенными графиками.

✅Провели тестирование.

✅Внедрили бизнес-процесс в компании, а также отправили текстовые инструкции и видеоуроки для сотрудников.

✅Выступали в роли технической поддержки после внедрения решения.

Реализация 1 и 2 этапа заняла у нас три недели, а 3−6 — два месяца.

Сотрудникам компании отправили внутреннюю рассылку о новом порядке согласования отпусков за неделю до старта процесса, и они быстро разобрались с функционалом. В поддержку в основном приходили вопросы по самому отпуску: почему нельзя взять 21 день в январе, раздробить остаток по одному дню и так далее.

Результат: автоматизированная система планирования отпусков

• Теперь согласовать график отпусков для 2 тыс. сотрудников можно и за пять дней, хотя для этого выделяют пару недель.

• После запуска бизнес-процесса все сотрудники получают задачу на заполнение графика отпусков. Количество доступных дней автоматически подгружается из 1С. Система не даст сделать ошибку — например, забыть про обязательный двухнедельный отпуск.

• Решилась и еще одна «головная боль» отдела кадров — перенос отпуска, из-за которого приходилось вручную корректировать уже утвержденный график. Теперь, когда перенос согласован, данные автоматически попадают в 1С.

• Первый опыт нового согласования отпусков прошел успешно — в начале декабря задача уже была закрыта. Процесс стал структурированным и упорядоченным. Сотрудники отдела кадров экономят время на проверке данных и напоминаниях, а система следит за выполнением правил компании.

Фотографии: Unsplash