Московский Планетарий – один из самых больших в мире и самый старый планетарий в России. Весной 2017 года "Первая Форма" выиграла тендер на создание в Планетарии системы электронного документооборота.
Все бизнес-процессы в единой системе
За 70 рабочих дней (с июня по сентябрь) были переведены в электронный вид и автоматизированы следующие процессы:
закупки и продажи,
учет посетителей, оформление пропусков, контроль вноса/выноса ТМЦ на территорию Планетария,
учет входящей и исходящей корреспонденции,
оформление заявок на курьерскую доставку,
подготовка и согласование приказов и распоряжений, ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными документами.
Разработаны бизнес-процессы и внедрен документооборот
Налажен учет контрагентов, договоров и закрывающей документации. С нуля разработаны процессы учета заявок на ремонтные работы и уборку помещений, планирования и протоколирования совещаний.
Контроль поручений
Все поручения теперь регистрируются в "Первой Форме" и закрепляются за конкретными исполнителями. Риски потери документов или "зависания" задач сведены к нулю - передача ответственности четко прослеживается, а сроки выполнения контролируются системой. Вынос ТМЦ за территорию Планетария возможен только после оформления электронного пропуска и с разрешения ответственного лица.
Ожидается, что время согласования документов заметно сократится. Вместо хождения с бумагами по кабинетам сотрудники смогут заниматься реальными задачами.
Кадровый документооборот и интеграция с 1С
В дальнейшем "Первая Форма" может быть интегрирована с приложениями 1С для упрощения процессов Закупок и Продаж в части мониторинга оплат и задолженностей, а также синхронизации данных по контрагентам. Также рассматривается вопрос интеграции "Первой Формы" и 1С для работы с кадровой документацией.