Первая Форма — Кейсы компании

Внедрение ВРМ-системы «Первая Форма» в ТЭК своими силами

СЭД Корпоративный портал Мобильное приложение
Наш заказчик — поставщик энергоэффективных решений в области электроэнергетики. Компания реализует и управляет проектами по созданию, капитальному ремонту и обслуживанию электростанций, электрических и телекоммуникационных сетей, коммунальной инфраструктуры.


Задачи

В компании был автоматизирован только документооборот. В существующей системе был виден только результат — согласован документ или отклонен. Обсуждение по согласованию документов велось по телефону и нигде не сохранялось. Система плохо поддавалась изменениям — даже относительно небольшие правки приходилось заказывать разработчику и ждать по 1-2 месяца. В качестве платформы для автоматизации бизнес-процессов была выбрана «Первая Форма», которая позволяет быстро запускать новые процессы, вносить изменения и видеть, как выполняются задачи.


Решение

Компания приняла решение внедрять систему самостоятельно, силами двух разработчиков, один из которых являлся методологом по бизнес-процессам. Оба сотрудника прошли обучение в компании «Первая Форма».

Разработчики компании перевели часть процессов в «Первую Форму» и мигрировали исторические данные, чтобы видеть всю информацию в одном месте. Затем дали сотрудникам немного времени, чтобы привыкнуть к новой системе. Через месяц разработчики отключили прежний документооборот и полностью перешли в «Первую Форму».

Компания начала автоматизацию традиционно с более простых процессов — согласования заявок, платежей, командировок. Затем добавили «тяжелый» процесс согласования договоров. Договорная работа — это очень напряженный участок, в системе регистрируется по 40 новых договоров в день, в согласование вовлечены разные подразделения.

Так как все подразделения компании уже работали в новой системе и оценили удобство работы в «Первой Форме», то затем они стали заказывать автоматизацию своих внутренних процессов.

Сейчас в «Первой Форме» настроено около 200 категорий — помимо документооборота автоматизированы процессы АХО, ИТ-службы, отдела снабжения, охраны труда, проектно-изыскательные работы, HR, юридической службы, финансово-экономического блока. В системе работают центральный офис и удаленные подразделения по всей России — около 1000 пользователей.


Результаты

Для всех сотрудников компании процессы и коммуникации стали прозрачными — по каждому документу виден ход обсуждения, собраны все комментарии, предложения, правки. Даже спустя время можно вернуться и вспомнить, почему были приняты именно такие условия.

В компании ведется одновременно сотни проектов в разных точках России. Для удаленных подразделений компании система «Первая Форма» является главным каналом взаимодействия с центральным офисом.

В прежней системе сотрудники могли заводить только однотипные проекты, правила были зашиты в коде, и многие проекты в эту схему не укладывались. В «Первой Форме» в карточке проекта можно гибко прописывать роли пользователей и регламенты работы.
Для принятия решений важно иметь полную картину по всем проектам, подразделениям, филиалам. На текущий момент данные выгружается в Excel и сотрудниками проводится анализ в разных срезах. При этом данные не надо собирать вручную — их можно получить в любой момент, и они будут полными и актуальными. В ближайших планах компании — настроить в «Первой Форме» аналитические дашборды.

Руководители подразделений каждый день получают сводку по просроченным задачам своих сотрудников. Такие сводки помогают обратить внимание на проблемные задачи и подключиться к их решению.

С «Первой Формой» сотрудники компании не привязаны к рабочему месту. Сотрудники могут, например, из командировки подключиться к системе с ноутбука. В компании используется мобильное приложение «Первой Формы» — 1F Mobile, поэтому сотрудники могут участвовать в процессах будучи вне офиса.