«Северная звезда»: документооборот и корпоративный портал для фармацевтической компании

BPM-Система «Первая Форма» объединила офисы, производство и региональных представителей фармацевтической компании.

«Северная звезда» — производственная фармацевтическая компания, работает с 1996 года. К внедрению BPM-системы компанию привело желание автоматизировать документооборот и улучшить коммуникации между офисом в Москве, производственным предприятием в Ленинградской области и региональными представителями, которые работают во всей России.

Все бизнес-процессы на единой платформе

Фактором выбора «Первой Формы» стал широкий функционал системы, способный поддерживать не только документооборот, но и практически любые бизнес-процессы. Удобно, что одна платформа предоставляет все инструменты, нужные для работы — почтовый клиент, корпоративный мессенджер, интеграцию с телефонией, мобильное приложение, портал.

Фармацевтический рынок предъявляет особые требования к документации и процедурам контроля качества. Мы искали систему, в которой можно начать автоматизацию с типовых процессов документооборота и постепенно добавлять любую нужную нам специфику. Нам было важно, что «Первая Форма» открыта для развития. Еще до начала проекта мы обговорили с разработчиком те возможности, которых нам не хватало в базовом функционале, и получили четкие сроки появления этих функций в системе.

Елена Васильевна Чуглина, генеральный директор компании «Северная звезда»

Особые требования к документообороту фармкомпании

«Первая Форма» используется для согласования документов и как электронный архив. В системе согласуются договоры, счета на оплату, предоставляемые клиентам скидки.

По первым оценкам пользователей, время на согласование сократилось примерно в 10 раз.

Раньше для согласования счета необходимо было распечатать бумажный документ и лично принести его на подпись к руководителю, а если руководителя не было в офисе, согласование откладывалось. В итоге процесс занимал 2−3 дня. Сегодня счета согласуются в электронном виде максимум за 2 часа. Если руководитель вне офиса, он выносит резолюцию из мобильного приложения.

Электронный архив используется для хранения технической документации и отчетов региональных представителей. Удобно, что документы теперь всегда под рукой и доступны с любого рабочего места.

Корпоративный портал, чаты и видеозвонки для 150 сотрудников

В системе уже работают 150 пользователей — коммерческий отдел, бухгалтерия, ИТ, отдел персонала, юристы, склад, инженеры и технологи на производстве, региональные представители.

В ближайшее время число пользователей вырастет до 300. Сотрудники уже привыкли к тому, что работа с документами ведется не в электронной почте, а в задачах «Первой Формы».

Постепенно «Первая Форма» заменяет и Skype — обмен сообщениями ведется в задачах или чатах, звонки на «короткие номера» совершаются из мобильного приложения.

Контроль мобильных сотрудников — региональных представителей

Региональные представители ведут в «Первой Форме» справочники клиентов и контактных лиц, а также планируют встречи. Для них в системе настроен сбор геоданных (данные собираются только в рабочее время). Данные по перемещениям сотрудника отображаются на карте и могут выборочно проверяться руководителем.

Например, если сотрудник отчитался о посещении потенциального клиента, а данные геолокации это не подтверждают, руководитель потребует уточнить отчет.

Пока еще не все региональные сотрудники подключены к «Первой Форме», но с расширением числа лицензий эта задача будет решена.