СЭД и контроль поручений для сферы озеленения и благоустройства. Кейс компании «Макси Флора»

Компания «Макси Флора», оказывает услуги по проектированию и выполнению работ в сфере ландшафтного дизайна, благоустройства и озеленения городских и частных объектов. Для компании автоматизированы бизнес-процессы: документооборот, контроль поручений и согласование платежей.

Необходимость автоматизации вызвана большим объёмом бумажной работы

Необходимость внедрения системы автоматизации бизнес-процессов в компании была сопряжена с большим объемом бумажной волокиты, которая негативно сказывалась на своевременности и качестве выполнения поручений.

Одной из первых задач, которые компания предполагала решить с помощью «Первой Формы» стала оптимизация взаимодействия смежных отделов: производственного, сметно-договорного, отдела снабжения и транспорта, коммерческого, сервисного и проектного.

Через 3 недели после установки система была сдана в эксплуатацию. Через 2 месяца в нее были полностью перенесены основные процессы.

Согласование платежей для финансового директора

Ввиду структурных особенностей функции финансового директора компании были закреплены за генеральным директором. За год в компании согласовывалось более 1500 платежей, это 5 − 10 и более согласований в день.

Ранее все эти процессы происходили по телефону или почте, отсутствовала структурированность, часто случались возникали трудности из-за отсутствия нужного сотрудника на рабочем месте. После установки «Первой Формы» временные затраты значительно сократились: 90% всех документов проходит через систему, что не только упрощает согласование, но и оптимизирует коммуникацию между отделами.

«Первая Форма» − это система, которая дисциплинирует коллектив, заставляет думать об оптимизации процессов и переходить от ручного управления к автоматическому. Каждый заинтересованный всегда осведомлен обо всех подробностях хода исполнения задач и работ.

Максим Воскобойников,

генеральный директор компании «Макси Флора»

Контроль поручений для генерального директора

Каждое утро генеральный директор получает отчет о выходе сотрудников и оборудования на объекты, также ежедневно приходит отчет о выполненных задачах, что позволяет контролировать сроки сдачи проектов.

В компании введена мотивация за соблюдение сроков, которая позволила повысить ответственность сотрудников, эффективность и исполнительскую дисциплину.

Руководство также отметило существенный плюс в доступности приложения из любой точки мира ─ теперь отсутствие руководителя не останавливает текущую деятельность компании, для решения всех вопросов и согласования документов ему требуется планшет и всего 30 минут в день.