Один из важнейших шагов на пути к росту эффективности бизнеса – разработка регламентов бизнес-процессов, с обязательной установкой сроков прохождения ключевых этапов и постоянным контролем исполнительской дисциплины.

Опыт показывает, что автоматизация даже одного простейшего бизнес-процесса – постановки задач и поручений и контроля их своевременного исполнения – дает прирост производительности труда в компании на 15-20%.

Уточнить у менеджера

Четкие и эффективные регламенты

Как известно, работа по совершенствованию процесса имеет 4 стадии: моделирование процесса, реализация, анализ результатов и выявление слабых мест, исправление недочетов и улучшение процесса.

В «Первой Форме» можно смоделировать и реализовать ход практически любого бизнес-процесса — как простого, так и сложного, многоэтапного, со множеством условий и ветвлений. Для настройки маршрутов не требуется знание специализированных сложных нотаций (таких как BPMN), которыми обычно владеют только бизнес-аналитики. Маршруты отображаются в виде схем, понятных даже пользователям без технической подготовки. Поэтому процессы так легко и быстро создаются и модифицируются. Внести небольшие изменения в процесс можно буквально за минуты — изменив параметры несколькими щелчками мыши. Если изменения более серьезные и вам нужно адаптировать бизнес-процесс под новые условия и потребности, потребуется от нескольких часов до нескольких дней.

Подробнее о визуальном редакторе маршрута

Смоделированный процесс мгновенно становится доступным для исполнения: все активные задачи продолжат выполняться по новому маршруту и новым правилам.

Система уведомлений не даст Исполнителю забыть о необходимости выполнения поставленных ему задач, а при нарушении сроков проинформирует непосредственного руководителя сотрудника, а затем и вышестоящего руководителя.

Отображение связи Заказчика и Исполнителя позволяет быстро выделить приоритетные задачи от руководства.

В системе регистрируется каждое выполняемое действие: начало и окончание каждого этапа, запрос подписи и вынесение резолюции, изменение данных и появление новой версии документа. Опираясь на эту статистику, вы сможете делать выводы об эффективности процессов и сотрудников, выявлять причины пробуксовки и устранять их – а значит, будете постоянно совершенствовать ваш бизнес.

Ситуационное управление: кейс-менеджмент

Бизнес требует быстрой реакции на новые, всегда уникальные обстоятельства. Поэтому не все задачи можно поместить в рамки типовых, заранее продуманных процессов. Для поддержки ситуационного управления в «Первой Форме» есть удобные, интуитивно понятные инструменты:

  • разбиение исходной задачи на подзадачи,
  • планирование сроков,
  • подбор исполнителей с учетом их компетенций и текущей занятости,
  • гибкие маршруты согласования,
  • организация совместной работы,
  • быстрый обмен мнениями и знаниями,
  • информирование коллег и всех заинтересованных лиц,
  • хранение и совместное использование документов.

Эти инструменты помогут вашим сотрудникам работать самостоятельно или организовать работу своего подразделения или команды.

Сквозные бизнес-процессы

Есть области применения, где «Первая Форма» оптимальна. Но есть целый ряд задач, для которых логичнее использовать системы другого класса – учетные системы, построенные на бухгалтерских регистрах и поддерживающие принцип двойной записи; системы, тесно связанные с производственными технологическими процессами;  системы, требующие сложного количественного анализа больших объемов данных, и т.д. «Первая Форма» успешно интегрируется с другими бизнес-приложениями и веб-сервисами для обмена данными и сквозной (событийной) автоматизации процессов. При этом все специализированные операции и расчеты выполняются в сторонних приложениях, а «Первая Форма» выполняет роль центра управления бизнес-процессами.

Что мы делаем

  • Автоматизация процессов «как есть»: реализация существующих регламентов в «Первой Форме», чтобы облегчить рутинную работу, повысить скорость и улучшить контроль.
    Преимущества: быстрое получение первых результатов.
  • Разработка новых процессов: сбор и систематизация требований от разных подразделений и ролей, построение маршрутов задач и документов, выработка оптимальных подходов к реализации ваших запросов в «Первой Форме».
    Преимущества: наведение порядка в работе, получение понятных и эффективных процессов, прирост продуктивности.
  • Оптимизация процессов: выявление проблемных мест, исправление недостатков в существующих регламентах и способах их автоматизации, настройка KPI.
    Преимущества: инструменты для операционного мониторинга и стратегического анализа.
  • Обучение пользователей: мы представляем не только интерфейс системы, но новые подходы к решению задач.

 

Подробнее о наших услугах

BPM в «Первой Форме» – это:

  • Автоматизация типовых процессов и контроль соблюдения регламентов на каждом шаге.
  • Постановка задач подразделениям и отдельным сотрудникам.
  • Автоматическое отслеживание выполнения задач и соблюдения сроков.
  • Контроль текущей загрузки сотрудников, подбор исполнителей для отдельных задач.
  • Оценка эффективности работы каждого сотрудника.
  • Управление процессами в ходе реализации проектов.
  • Контроль ключевых показателей эффективности на «рабочем столе руководителя».
  • Доступ к задачам и аналитике в любое время, в том числе с мобильного устройства.

 

Автоматизация бизнес-процессов

В «Первой Форме» действует около 60 процессов. Систему ежедневно используют свыше 550 человек в России и европейских филиалах.

Читать