Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

МЧД: как оформить, проверить, использовать и хранить

Полезные статьи Торговля Производство

Содержание

  1. Что такое машиночитаемая доверенность
  2. Почему теперь надо работать с МЧД
  3. Где использовать МЧД
  4. Как оформить МЧД на сотрудника
  5. Где создать МЧД
  6. Как передавать и хранить МЧД
  7. Автоматизация работы с МЧД: как мы сделали это в «Первой Форме»


Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный аналог бумажной доверенности в xml-формате. Она подписана квалифицированной электронной подписью (КЭП) доверителя, то есть руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

Её основная задача — подтвердить, что конкретный сотрудник имеет право подписывать электронные документы от имени компании.
Скан бумажной доверенности не равнозначен МЧД. Эта доверенность выпускается в специальном формате XML и к её содержанию предъявляются чёткие требования, поэтому информационные системы автоматически расшифровывают сведения и проверяют их достоверность. Со скан-копией так не получится.
В МЧД обязательно указаны номер и дата действия, сведения о доверителе, доверенном лице, а также о предоставляемых полномочиях. Подробнее со списком требований можно познакомиться в официальных документах.
Нормативная база для работы с инструментом
Новый портал для работы с единой машиночитаемой доверенностью
Распределённый реестр для работы с МЧД от ФНС России


Почему теперь надо с ней работать

Основные изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи»:
  • С 1 сентября 2023 удостоверяющие центры перестали выдавать сотрудникам, подписывающим документы от имени компании, сертификаты юридических лиц.
  • За счёт поправок в 63-ФЗ «Об электронной подписи» сотрудники смогут пользоваться ранее выданными сертификатами юрлица до 31 августа 2024 года, если они не закончатся раньше.
  • С 1 сентября 2024 года подписывать электронные документы можно будет только сертификатом физического лица с машиночитаемой доверенностью (МЧД).


Где можно использовать

Сейчас уже можно использовать МЧД при сдаче отчётности контролирующим органам: ФНС и ФСС (СФР), Честный знак. Ещё одно применение — документооборот с контрагентами. Например, обмен УПД, счёт-фактурами, накладными и прочим.


Как оформить доверенность на сотрудника

Разберём различные действия с МЧД на примере сервиса «Контур.Доверенность».
Создание доверенности. Необходимо выбрать тип доверенности, указать срок действия, затем заполнить данные о сотруднике, организации и её руководителе.
Руководитель подписывает заполненную доверенность, после чего она попадает в распределённую систему ФНС. После того, как налоговая зарегистрирует МЧД, её можно использовать.
Отзыв доверенности. Когда срок действия истекает, она отменяется автоматически. Но можно доверенность отозвать и самостоятельно по одной из следующих причин:
  • отказ сотрудника от полномочий;
  • увольнение сотрудника;
  • ликвидация юридического лица;
  • признание недееспособным / смерть сотрудника или руководителя компании;
  • введение процедуры банкротства в отношении сотрудника или руководителя компании.
Для отзыва доверенности достаточно несколько кликов.


Где создать МЧД

  • в сервисе «Контур.Доверенность»;
  • в собственной информационной системе;
  • в системе электронной отчётности «Контур.Экстерн», на сайте ФНС и других контролирующих органов.


Как передавать и хранить доверенность

  • в пакете с каждым документом;
  • в собственной информационной системе;
  • в сервисах «Контур.Доверенность» и «Контур.Экстерн», в личных кабинетах контролирующих органов.


Автоматизация работы с МЧД: как мы сделали это в «Первой Форме»

BPM-система «Первая Форма» интегрируется с сервисом «Контур.Доверенность» по API. Благодаря этому прямо в системе можно:
  • формировать доверенность из данных в «Первой Форме»;
  • проверять полномочия и срок действия МЧД сотрудников и контрагентов;
  • отзывать и выпускать доверенность в автоматическом режиме;
  • связывать все организации компании в едином кабинете;
  • реализовать собственные сценарии.


Как загрузить МЧД в систему

Первый вариант — выгрузить из сервиса «Контур.Доверенность» уже подписанные и зарегистрированные в налоговой МЧД.

Второй вариант — сформировать xml-файл доверенности в системе, отправить его в «Контур.Доверенность» — там доверенность подписывается, регистрируется в ФНС и отправляется обратно в «Первую Форму».

Третий вариант — выгрузить МЧД из других систем, где происходит её выпуск.


Три плюса подписи документов в системе с помощью МЧД

Без нарушений. Система автоматически проверяет, что у сотрудника есть актуальная доверенность. Если её нет, подписать корпоративный документ не получится. Это вопрос можно решить заранее — система присылает уведомление, что срок доверенности скоро истекает.
Быстро. С введение МЧД сам процесс подписания для пользователей никак не изменился — все происходит по тому же сценарию в системе, дополнительно переходить на внешние сервисы не надо.
Понятно. В системе видно, с какой МЧД был подписан документ. Плюс сам документ, подпись и доверенность в любой момент доступны в электронном архиве — при необходимости можно скачать все документы по конкретному контрагенту или за определённый период.
Интегрируйте МЧД в процессы юридически значимого документооборота вместе с «Контур.Доверенностью» и «Первой Формой». Оставить заявку на демо-встречу по решению можно в форме ниже.