Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Автоматизация юридических процессов в BPM-системе. Опыт компании «Гареев, Махно и Касьян»

Полезные статьи
Мы IT-компания, разрабатываем low-code BPM-систему, и у нас нет штатных юристов. Все наши задачи мы решаем с помощью аутсорс-специалистов, и такой подход кажется нам самым выгодным. Больше трех лет мы работаем с юридической фирмой «Гареев, Махно и Касьян» и взаимодействуем в нашем же продукте.
По прогнозам Gartner, к концу этого года автоматизация затронет до 50% всего объёма юридических услуг. Поэтому мы попросили коллег рассказать, как ощущается работа в автоматизированной системе — насколько это удобно и как влияет на эффективность выполнения задач.

Предыстория: почему мы отказались от юристов в штате

Это не будет сюрпризом, но для работы в штате нам нужен очень квалифицированный и поэтому дорогой специалист. Юрист в продуктовой IT-компании должен не просто разбираться в правовых аспектах, но ещё и вникать в технические особенности продукта, лицензионную политику и бизнес-процессы.
Например, у нас в процессе внедрения системы важно вовлечение со стороны заказчика. В конце статьи мы расскажем, что бывает, если его нет, и как разбираться с этим приходится юристам.
Исходя из всех вводных, абонентское обслуживание в юридической компании, которая специализируется на IT-продуктах, для нас сопоставимо с затратами на найм, онбординг и оплату труда одного штатного юриста. При этом у аутсорс-юристов есть несколько плюсов — большая «насмотренность» на проблемные кейсы в индустрии и команда, которая подхватывает задачи на время отпуска или больничного коллеги.
В общем, так мы и стали сотрудничать с героями этого кейса. Пришло время обсудить автоматизацию юридических процессов, потому передаём им слово.

Когда юридическую деятельность есть смысл автоматизировать

Мы с партнёрами основали юридическую фирму в 2018 году. Наша специализация — IT и цифровое право. Мы работаем с кейсами в сфере интеллектуальной собственности, налоговой сфере, а также занимаемся сопровождением бизнеса. Наши клиенты — IT-компании или IT-департаменты традиционного бизнеса, стартапы, финтех-бизнес. В целом все с приставкой tech, кто ведёт деятельность в интернете или занимается цифровыми продуктами.
Наша фирма — небольшой юридический бутик с тремя партнёрами-основателями. Я преимущественно занимаюсь вопросами интеллектуальной собственности, Сергей Махно — налогами и финансами, а Марсель Гареев специализируется на судебных разбирательствах и вопросах защиты данных. У каждого из нас есть помощники, а также в России и за рубежом с нами работают несколько адвокатов.
Поскольку одновременно мы можем вести ограниченное число проектов, то большой нужды в автоматизации мы не видим. На команду нам хватает подписки на облачные сервисы, календаря, диска с документами и премиума Telegram.
Но всё же некоторые клиенты глубоко погружают нас в процессы и пускают в святая святых — их большие внутренние корпоративные системы. Конечно, там оцифрованы и автоматизированы почти все процессы. Один из таких клиентов — «Первая Форма», в их системе мы впервые столкнулись с автоматизацией в работе с задачами и документами.

Как нам, юристам-подрядчикам, настроили автоматизированные рабочие места

Выглядит это так: мы заходим в систему как полноценные сотрудники, видим корпоративный портал и, по сути, рабочее место, только цифровое. Тут есть дашборд с задачами, чаты, календарь и другие сервисы.
Одна наша задача — это одна карточка, где мы работаем вместе с другими коллегами. В задаче агрегируются все данные: документы, переписки, записи встреч. В зависимости от типа задачи двигаются по разным маршрутам, а система сама подключает нужных «согласователей» или отправляет им документы на подпись.
Хотя мы подрядчики, а не штатные сотрудники, мы всё равно можем пользоваться всеми функциями системы, в том числе встроенной видеоконференцсвязью и календарём.
Также у нас есть ограниченный доступ к CRM. Если нам нужно посмотреть дополнительные данные о клиенте, например, формат лицензий или названия юридических лиц, то мы не ждём информацию, а сами находим её в системе.
Если бы мы работали как штатный департамент, то нам бы настроили дашборды, которые показывают KPI и загрузку сотрудников. У нас этого нет, но мы фиксируем затраченное на задачи время.

Какие юридические задачи IT-компании мы решаем

С «Первой Формой» мы работаем по широкому спектру задач, от согласования типового NDA до вопросов структурирования трансграничных сделок. В рамках юридического сопровождения мы получаем следующие задачи:
  • постоянный аудит и доработка основных договоров: лицензионных, на работы и услуги по доработке и внедрению ПО, агентских договоров и так далее;
  • разработка договоров под новые услуги компании или под специфические запросы отдельных клиентов;
  • помощь в ведении переговоров с юристами клиентов при подписании договоров;
  • помощь в адаптации к новым требованиям закона;
  • консультирование по спорным вопросам;
  • судебная защита в спорах с контрагентами, заказчиками и работниками.
Из нетипичных запросов, связанных с изменениями в законодательстве, например, мы можем выделить подготовку юридического заключения о нюансах внедрения МЧД. Нужно было изучить изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи», вникнуть в саму работу машиночитаемых доверенностей и собрать подробный ответ для коллег, включив в него, например, подробности о привязке подписи, хранении и регистрации.

Автоматизированный документооборот юридического отдела — какие плюсы мы видим

С документами мы также работаем внутри системы. Под наши задачи мы попросили настроить шаблоны документов, которые мы можем обновлять сами. По ним система на определённых этапах сама генерирует документы и заполняет имеющимися данными.
Автоматизация сокращает время на подготовку типовых документов — пара кликов и документ готов моментально.
Править документы тоже можно во встроенном редакторе. Заказчики оставляют нам комментарии, а мы вносим в документ изменения и можем делать это одновременно, как в Google Документах. Новая версия документа сама сохраняется в карточке задачи.
Согласованные документы мы храним в структурированном архиве на внутреннем диске. Доступ к нему есть у нас и клиентских менеджеров, но если нужно, мы выдаём права другим сотрудникам.
Ещё в системе у нас есть возможность вести базу знаний с практикой по типовым вопросам. Редактор страниц похож на «висишный», но страницы можно связывать с нужными нам задачами и документами.
Бывает, что срочный вопрос от коллег прилетает, когда я еду в метро или просто нет доступа к компьютеру. Тогда я пользуюсь мобильным приложением — в нём можно быстро ответить на сообщение, изучить документ, внести правки. Тот случай когда приложение дублирует возможности веб-версии и им также привычно пользоваться.
Отдельно отмечу, что сама по себе работа в системе очень сокращает время на изучение и выполнение задач, так как мы постоянно находимся в контексте всех обсуждений, конфликтов и вопросов.

Как работа с клиентами, сотрудниками и подрядчиками в одной системе помогла выиграть суд

С другими клиентами мы в основном работаем в Telegram. Когда ты ведёшь один большой проект — это удобно. Для текучки — нет, в сплошной переписке тяжело приоритезировать задачи и ориентироваться в комментариях к документам. Ещё нас подключали к Jira, Trello и Monday. Там было удобнее,чем в мессенджере, но конкретно под юридические задачи автоматизации не было.
Очевидно, что у автоматизации юридической деятельности есть своя специфика, и нельзя вести проекты также, как например, IT-разработку.
Работа в автоматизированной системе помогает оптимизировать рабочий процесс, но один раз это даже помогло нам выиграть суд — мы использовали сохранившиеся переписки.
Дело было так: несколько лет назад один из клиентов «Первой Формы» сообщил, что хочет вернуть деньги на этапе приёмки выполненных работ. Ранее он оплатил лицензии и внёс аванс за работы по настройке системы. Хотя все работы были выполнены, клиент потерял к проекту экономический интерес и систематически саботировал работы (например, игнорировал письма, не давал доступ к серверу). Основной претензией с их стороны были «упущенные сроки».
Но в системе сохранилась и дата отправки акта о покупке лицензий, который клиент проигнорировал, и переписка, подтверждающая выполнение работ в установленные сроки. Из неё же было видно, что сам клиент часто не выходил на связь или отправлял неверные данные.
Так как все документы и история отношений с клиентом хранятся прямо в системе, на сбор критически важной для суда информации вместо дней и недель ушло «нисколько».
В системе также хранились записи встреч с клиентом, в которых обсуждались взаимодействия сторон. Одна из таких встреч дала нам обнаружить ключевое доказательство того, что компания добросовестно выполнила свои обязательства.

Суммируя: как автоматизация влияет на эффективность юридической деятельности

Работа юристов предполагает глубокий анализ, погружение в контекст и даже отчасти навыки психолога. Заменить нас в этом деле пока не получится даже у AI. А вот цифровизовать максимум рутинной возни — отличная идея.
Вот главные плюсы, которые мы выявили за время работы в автоматизированной системе:
  • Не нужно тратить много времени на сбор информации о задаче — описание, документы, предшествующая внутренняя переписка (например, между коммерческим и финансовым отделом) — всё, как правило, уже есть в самой задаче. Для уточнения деталей всегда можно созвониться по внутренней ВКС.
  • Невозможно потерять какую-то задачу, всё чётко организовано и любую информацию можно поднять из архива, используя удобный поиск.
  • Сильно сократилось время работы с документами; шаблоны с автозаполнением будут особенно полезны для компаний с активной судебно-претензионной деятельностью.
  • В быстром доступе полная информация с историей взаимодействия по каждому контрагенту, включая переписки, записи звонков, договоры и акты.
  • Не нужно держать в голове даты и детали дел — система хранит всю информацию и сама напоминает о сроках.
Таким образом, если у вас большой юридический департамент, автоматизация точно повысит эффективность работы сотрудников на всех этапах — от претензии до исполнительного производства. Если же у вас небольшая компания, вы можете внедрить часть описанных инструментов. В любом случае, технологии проникнут в любую профессиональную деятельность, даже в нашу, консервативную юридическую.