Автоматизация бизнес-процессов экономит компании время и деньги, помогает справляться с большим объёмом работы, не нанимая новых сотрудников, а ещё оберегает от ошибок, вызванных человеческим фактором. Но готов ли к автоматизации ваш бизнес? Мы подготовили тест, чтобы это выяснить.
Если описанная ситуация будет вам знакома, ставьте себе один балл.
Проблему Василия и Ани решит система электронного документооборота (СЭД). Освободившись от стикеров и пачек бумаг, менеджер сможет уделить это время клиентам, а бухгалтер — быстрее закончить с текучкой и вовремя сдать отчетность.
За счет автоматизации у подчиненных Антона появится больше времени для выполнения новых задач. Вся информация будет в блоке CRM, а не в блокнотах и стикерах. Да и вести переписку станет проще благодаря внесенным шаблонам.
Когда в бизнесе уже наведен порядок, пора закреплять эффект. И Ивану, и остальным руководителям станет гораздо легче, когда они делегируют контроль BPM-системе. Она всегда будет начеку и в нужный момент пришлет напоминание сотруднику, если он «забыл» про свою зону ответственности.
BPM-система интегрируется с другими IT-продуктами, экономит время и силы на обмене данными между приложениями. Что особенно приятно для Ивана — заниматься ручным трудом больше не придется.
С ВРМ-системой не нужно переключаться между десятком программ и запоминать устные договоренности. Все данные по задаче, история обсуждений и согласований будут храниться в одном месте. Руководство «Усы, лапы и хвост» точно оценит, что отговорки «вы не говорили» и «я не видел» навсегда исчезнут из рабочих коммуникаций.
Время Виталия стоит дорого — неэффективно тратить его на выяснение отношений внутри команды. Вместо этого PR-директор мог бы запустить в системе бизнес-процесс «Участие в рейтинге», где уже прописаны ответственные. Тогда сотрудники получили бы отдельные задачи со сроками: отправить фото до первого марта, отдать счет на оплату до третьего. При этом Виталий в любой момент мог бы проверить, что уже сделано, а что еще только в планах.
Все становится проще, когда управление бизнес-процессами в компании автоматизировано. В BPM-системе сразу видно, на какой стадии находится любой из заказов «Винтика и Шпунтика». А если что-то пошло не так, хватит времени, чтобы Олег и его команда успели придумать план Б и не платить неустойки.
А ведь может быть по-другому. Игорь создает задачу «Подготовка к тендеру», автоматически запускается бизнес-процесс. В его списке дел появится несколько отдельных подзадач по этой заявке со сроками. Система будет следить за ходом подготовки к каждому тендеру и забросает ответственного, то есть Игоря, напоминаниями, если он что-то пропустит.
Расстояние и разные часовые пояса не помеха, когда все работают в BPM-системе. Список задач и результаты любого из подразделений «Ромашки» всегда на виду. Аналогично с удаленщиками из «Консалтинг+»: система покажет, кто и что должен сделать, как и когда это проверить.
Мы говорим Анатолию, что он — молодец! В компании обязательно должны быть амбассадоры автоматизации, особенно среди руководящего состава. Если директор, как Дмитрий, относится к этому процессу с безразличием, то сотрудники быстро подхватят такое настроение.