3
Окт
2019

BPM для гурманов

АЛИАНТА ГРУПП автоматизировала в «Первой Форме» около 20 бизнес-процессов и оценивает первые результаты проекта.

АЛИАНТА ГРУПП — один из ведущих импортеров на алкогольном рынке России. Компания поставляет винные коллекции крупным розничным сетям, отелям и ресторанам в 56 регионах страны. Главный офис находится в Москве, филиалы — в Санкт-Петербурге, Новосибирске и Краснодаре. За 25 лет работы компания заслужила репутацию не только стабильного партнера, но и эксперта, заботящегося о развитии вкуса и кругозора потребителей.

Летом 2019 года компания завершила первый этап проекта внедрения «Первой Формы», автоматизировав в системе более 20 бизнес-процессов (см. список в конце статьи).

О проекте рассказывает Андрей Березнев, Директор корпоративного центра АЛИАНТА ГРУПП.

Что повлияло на выбор системы? Какие преимущества «Первой Формы» стали для вас решающими?

Несколько наших сотрудников уже работали с «Первой Формой» в других компаниях, и у них остались хорошие впечатления о системе. Мы решили положиться на их рекомендации и не ошиблись.

Если оценивать наш собственный опыт работы с системой, то преимущества «Первой Формы» — это гибкость и скорость настройки, простота интерфейса.

Какие бизнес-задачи вы планировали решить с помощью BPM-системы?

Решение о внедрении «Первой Формы» было принято на стратегической сессии, когда была выявлена ключевая проблема для дальнейшего развития компания — низкий уровень исполнительской дисциплины.

На момент внедрения в компании уже использовались Microsoft Sharepoint (согласование договоров и HelpDesk), «1С: Документооборот» (исполнение приказов, согласование ценообразования) и «1С: Управление Торговлей» (согласование платежей). Но нам нужно было собрать процессы в одной системе, а также реализовать в ней все коммуникационные повторяющиеся процессы. Поэтому цели проекта были сформулированы так:

  • повышение исполнительской дисциплины,
  • повышение производительности труда,
  • внедрение проектного управления.

Для этого предполагалось свести в единую систему управление продажами, договорную работу, контроль платежей, закупки, управление проектами, разработку новой продукции, кадровые процессы и заявки в ИТ.  На данный момент большая часть задуманных процессов уже реализованы в системе, остальные — в стадии реализации и скоро будут запущены в продуктив.

Можете оценить, какие показатели улучшились и насколько?

Если говорить о достижении стратегических целей — повышении производительности труда или улучшении исполнительской дисциплины, то оценивать результаты еще рано, нужно поработать в системе хотя бы год. У нас многие процессы запущены всего несколько недель назад и продолжают запускаться. Что можно сказать уже сейчас — стало удобнее и прозрачнее: видно, кто и когда взял задачу, занимается он ей или нет. Теперь информация доступна всем заинтересованным участникам процесса.

Вот раньше, например, не было автоматизированного процесса оспаривания штрафов. Отдел продаж как-то этим занимался, но решения принимались только на основании претензий, выставленных клиентами. Например, выплачивался штраф за недопоставку – 100 тыс. рублей, а была ли недопоставка и по чьей вине, а главное, какие меры приняты, чтобы не допустить срывов поставки в дальнейшем — не известно. Теперь же мы видим, что изначально клиент выставил штраф на 600 тыс. рублей, но логисты предоставили документы, по которым поставка не состоялась из-за самой сети, и в результате штраф был уменьшен до нуля.

Какие подразделения используют систему?

Проще перечислить, кто не использует. С удивлением обнаружили, что уже задействованы 342 лицензии, хотя еще не все процессы реализованы. Самые активные пользователи – это отделы продаж, юристы, финансисты, HR, IT. Маркетинг, закупки и склад пока меньше охвачены, но они подключатся в самое ближайшее время.

Как планируете развивать систему дальше?

Шаг за шагом будем переводить в «Первую Форму» все процессы, так или иначе связанные с передачей информации.

 

Реализованные процессы

Продажи

  • Согласование штрафов от клиентов
  • Согласование листинга
  • Установка лимитов отгрузки и товарных кредитов
  • Работа с претензиями

Юридические процессы

  • Согласование и подписание договоров
  • Подготовка ответов на запросы государственных органов
  • Регистрационные действия

Финансы

  • Контроль предоставления оригиналов первичныхдокументов
  • Согласование расходов (актов)
  • Подготовка кредитного досье для банков

Маркетинг

  • Ввод новой продукции
  • Заказ образцов
  • Сертификация товара
  • Разработка PR и маркетинговых материалов
  • Проведение маркетинговых кампаний
  • Проведение дегустаций

HR-процессы

  • Прием и увольнение сотрудников
  • Организация рабочего места нового сотрудника
  • Выпуск зарплатных карт
  • Корпоративная библиотека
  • Согласование изменений штатного расписания
  • Согласование выплаты заработной платы и бонусов

ИТ-процессы

  • Сопровождение и развитие ПО и корпоративных сайтов
  • Техподдержка сотрудников

Управление проектами