Преимущества Решения
Презентация Внедрение
Возврат инвестиций Наши услуги
Возможности Клиенты
Отзывы На главную

Скачать .pdf





ТОЛЬКО ДЛЯ БАНКОВ

Уважаемые банкиры,

В самом начале 2015 года мы выпустили антикризисную версию нашего ежегодного каталога «БизнесРешения», куда вошло более десяти практических примеров решения комплексных проблем бизнеса. Казалось, что этого будет достаточно, чтобы продемонстрировать реальную выгоду от улучшения управляемости для компаний различного размера из любых областей бизнеса.

Но за последние месяцы мы получили множество запросов на внедрение нашей системы управления бизнесом от коммерческих банков. Ваши проблемы имеют свою, ярко выраженную специфику.

Проведя анализ потребностей, мы поняли, что даже такой технологически развитый бизнес как банки нуждается в свежем взгляде и проверенных решениях «Первой Формы». Решениях, которые дают нашим клиентам неоспоримые преимущества.

В полном соответствии с прогнозами многих аналитиков, давление со стороны рынка и регуляторных органов

 

на коммерческие банки продолжает нарастать. Именно поэтому сегодня, когда доступные ресурсы уменьшились многократно, у банков возникло сразу несколько острых потребностей. При этом многие из них являются взаимоисключающими.

К примеру, это повышение управляемости и надежности бизнеса с одновременным снижением расходов. Это усиление контроля над действиями сотрудников при одномоментном серьезном сокращении их числа.

Проблемы, описанные в этом каталоге, это то, что беспокоит сегодня и Вас, и Ваших конкурентов. Все истории даны с примерами простого, быстрого для внедрения и эффективного решения от «Первой Формы».

Я хочу особенно подчеркнуть и обратить Ваше внимание на то, как много может дать «Первая Форма» коммерческому банку уже сегодня.

C искренним уважением, Денис Селезнев Генеральный директор компании «Первая Форма»

ДЕТАЛЬНО 

О системе «Первая Форма»

Система учета, контроля и развития бизнеса, ориентированная на непрерывное управление рабочим потоком.

Начало развития системы было положено в 2002 году группой российских консультантов в области финансов и управления бизнесом, основавших одноименную компанию. К настоящему моменту «Первая Форма» содержит более 13 лет практического опыта по решению самых разных бизнес-задач.

КОМПЛЕКСНОЕ РЕШЕНИЕ 

Для повышения эффективности банковских процессов

Гибкая автоматизация основной деятельности

Подготовка и проведение заседаний правления, совета директоров, кредитного, финансового и технологического комитетов. Контроль поручений и задач.

Ускоряет аудит и проверки

Проверка ЦБ, аудит по МСФО, годовой отчет. Cекъюритизация кредитного портфеля, due diligence, а также любые другие комплексные внутренние и внешние проверки.

Управляйте взаимоотношениями

Продажа любых банковских продуктов, обмен документами, подключение к банк-клиенту. Кредитование и рассмотрение заявок, работа с жалобами и претензиями.

Будьте на связи где угодно

Обменивайтесь мнениями, акцептуйте и подписывайте документы онлайн, выполняйте задачи и поручения. Звоните на внутренние номера откуда угодно.

ПРОБЛЕМА 

Задержка проверки ЦБ и возможные последствия

Политика проверочных команд Центрального банка России и их лояльность к коммерческим банкам сильно изменились за последнее время. Раньше можно было рассчитывать на некоторое снисхождение в случае задержки с предоставлением данных в указанный срок. Но уже сегодня стоит скорее ожидать получения замечания о противодействии. И это самый минимум. Максимум же это отзыв лицензии банка по итогам проверки.

РЕШЕНИЕ 

Базовый функционал «Первой Формы»

Проанализировав причины частых задержек и сбоев с предоставлением данных в требуемый срок, мы были несколько обескуражены. Невзирая на серьезнейшую автоматизацию основного бизнеса банка, вопросам взаимодействия сотрудников между собой явно не уделялось должного внимания. Так, например, до сих пор в банке не существовало системы, которая могла бы реализовать простейший сценарий. Нельзя было даже увидеть полученный запрос ЦБ как комплексную задачу, где каждый этап подготовки данных или документов был бы четко закреплен за исполнителем. Ну и конечно, где был бы виден с одного взгляда процент исполнения по этапам подготовки данных.

Для реализации такого несложного сценария не требуется никаких специализированных модулей или развитых практик нашей системы. Управление задачами, их гибкая маршрутизация с персонализацией ответственности на каждом этапе, автоматическая эскалация, параллельное выполнение, декомпозиция и контроль все это базовые возможности «Первой Формы».

НЕОБХОДИМО 

Две недели времени с учетом необходимого обучения

Начать наводить порядок в критически важных для бизнеса задачах можно непосредственно после установки системы. Дизайнер бизнес-процессов позволит нарисовать любой маршрут, используемый в Вашем банке, за несколько часов. Система работает как интранет-портал и не потребует какой-либо установки и настройки на компьютерах пользователей. При желании еще больше поднять оперативность, Ваши сотрудники смогут использовать бесплатные мобильные приложения «Первой Формы» на своих привычных устройствах.

Все, что необходимо от банка, это один эксперт, который расскажет о Ваших критичных бизнес-процессах во время нескольких коротких интервью. Наши эксперты сделают все остальное с минимальным привлечением банковских специалистов.

ДЕТАЛЬНО 

Контроль задач и поручений

Один из важнейших шагов на пути к росту эффективности бизнеса – автоматизация основных бизнес-процессов и установка временных нормативов для каждого этапа выполнения задач. Опыт показывает, что только автоматизация управления задачами дает прирост производительности труда в банке не менее чем на 15-20%. Система управления «Первая Форма» позволяет не только ставить задачи, но и эффективно контролировать их исполнение.

Система создает абсолютно прозрачную коммуникационную среду – все подразделения банка, включая филиалы, удаленные офисы и даже операционные кассы, будут видны как на ладони. В результате легко выявляются участки, на которых можно ускорить процессы, согласование документов. «Первая Форма» повышает качество и уровень деловых коммуникаций, а также оптимизирует распределение полномочий.

ОЗНАКОМЬСЯ

Только то, что требует действий. Ничего, что отвлекает и мешает сосредоточиться.

ДЕЛЕГИРУЙ

Встроенная система напоминаний не даст подчиненному забыть о порученной задаче.

КОНТРОЛИРУЙ

При нарушении сроков система уведомлений автоматически проинформирует руководителя.

БУДЬ В КУРСЕ

Просмотр деталей даже комплексной задачи это всего один экран взаимосвязанных событий и важной информации.

ПРОБЛЕМА 

Один день ценой в миллионы

Одним из распространенных способов увеличения капитала банка является субординированный кредит. По своей сути, это выпуск на рынок ценных бумаг с фиксированной доходностью и сроком к погашению. Финансирование для подобных сделок часто привлекается от иностранных компаний. Это требует дополнительного согласования со стороны иностранных инвесторов и со стороны ЦБ.

Увы, но практически перед самой сделкой вдруг выяснилось, что всего одно из необходимых согласований не было получено вовремя. О нем просто забыли в череде других дел. В итоге сделку пришлось «закрывать» следующим днем, а курсовая разница в пересчете к рублевому капиталу принесла более ста миллионов рублей убытка.

РЕШЕНИЕ 

Базовый функционал системы и «Личный кабинет»

Для управления процессами с большим числом взаимосвязанных задач подойдет даже базовый функционал системы. Но для решения этой задачи необходима еще одна возможность «Личный кабинет». Он обеспечивает прозрачное и безопасное участие любого числа внешних сотрудников во внутренних проектах банка. Над задачей работали две команды. Одни обеспечивали полностью российскую часть: учет, согласование с ЦБ, выпуск книги, постановку средств на баланс по стандартам РСБУ и так далее. А вторые полное взаимодействие с западными инвесторами по международным стандартам и практикам. «Личный кабинет» объединяет усилия этих двух групп в эффективную совместную деятельность для достижения конечного результата с необходимым качеством.

НЕОБХОДИМО 

Правильно оценить риски и использовать все возможности

Если Вы серьезно зависите от действий внешних экспертов, стоит задуматься над обеспечением единого информационного пространства. Именно первоначальное планирование действий с отслеживанием всех контрольных точек может привести Вас к успеху.

Стоимость подобного решения не превышает одного миллиона рублей для большинства рабочих групп, и оно может быть полностью развернуто за несколько недель.

ДЕТАЛЬНО 

Личный кабинет

Личный кабинет, интегрированный с «Первой Формой», – это возможность использовать преимущества мгновенных коммуникаций при работе с консультантами, контрагентами и клиентами банка. Сервис легко устанавливается и дает внешним пользователям доступ к возможностям системы через специальный web-портал. Доступ, состав информации и другие детали настраиваются уполномочеными сотрудниками банка. Подключение внешних пользователей осуществляется через защищенные каналы связи без риска компрометации данных.

С помощью личного кабинета Вы получаете четкую систему взаимодействия по проектам, задачам, поручениям в привычной рабочей среде. Для банка это дает возможность существенно ускорить и улучшить критичные и сложные бизнес-процессы с привлечением внешних консультантов.

СМОТРИ НА ГЛАВНОЕ

Сразу видно, что произошло за день, какие изменения в проекте, его задачах и поручениях.

ПРОВЕРЬ ПОРУЧЕНИЯ

Автоматическая маршрутизация доставит задачу из личного кабинета исполнителю напрямую.

ОБЩАЙСЯ НАПРЯМУЮ

Уточни полученные данные, отправь дополнительные файлы или просто выясни все, что нужно.

ПОЛУЧАЙ РЕЗУЛЬТАТ

Как только пользователь завершит задачу в личном кабинете, это сразу отразится в проекте и его прогрессе. Без задержек.

ПРОБЛЕМА 

Удаленный контроль и согласование при дефиците бюджета и времени

Совет директоров одного из крупных российских банков поставил новой команде менеджеров ключевую задачу. Ей стала оптимизация расходов. Осложняла ситуацию необходимость ужесточить контроль, невзирая на согласованные в штатном порядке бюджеты и в разрез со стандартными процедурами. Другими словами, требовалось взять управление новым банком в свои руки в кратчайший срок. Также было необходимо не допустить злоупотреблений с одной стороны, не остановив бизнес банка с другой. Подобным образом менялась и работа других ключевых служб, кредитного и технологического комитетов. Претерпела изменения работа с крупными клиентами и их договорами, валютный контроль. Более того, был инициирован ряд проверок обновленной службой внутреннего контроля, что также увеличивало сумятицу и неразбериху.

Самым же серьезным вызовом стала необходимость работы руководителей новой команды в удаленном режиме, из командировок, другого города и даже страны.

РЕШЕНИЕ 

«Первой Формы» и мобильные решения

СЭД в «Первой Форме» позволяет настраивать любые маршруты прохождения документов, ограничивать просмотр тех или иных полей в зависимости от прав доступа пользователя. Встроенный механизм главенствующих и подчиненных данных оптимизирует контроль и поиск по всей базе действующих распорядительных документов. Возможности совместного обсуждения документов в процессе движения, протоколирование всех рабочих взаимодействий, версионность документов помогают все контролировать, сохраняя гибкость.

Ну и конечно согласование и визирование документов, участие в любой деятельности банка в удаленном режиме с помощью мобильных приложений «Первой Формы» для iPhone и iPad, а также платформы Android окончательно определили выбор.

НЕОБХОДИМО 

Немного времени и последовательность в решениях

Для полной настройки системы потребуется не более двух месяцев при содействии со стороны банковских служб. Также, крайне желательно довести до сведения всех сотрудников распоряжение о необходимости обязательного использования СЭД и о признании равнозначности подписания документов ЭЦП. Это все, что необходимо, чтобы точно знать, кто ответственный за решение, и на каком основании оно было принято.

ДЕТАЛЬНО 

Встроенная в «Первую Форму» система электронного а (СЭД) полностью соответствует концепции систем класса Enterprise Content Management (ECM). Система обеспечивает процесс создания, редактирования и движения по маршруту документов любого типа.

СЭД переводит управленческие механизмы в упорядоченную контролируемую среду: от организационно-распорядительной документации в управлении организацией до потока документов в регулярной коммерческой деятельности. Согласование договоров, платежных документов, работа с входящими и исходящими письмами компании в официальном е, юридически значимый защищенный электронный с контрагентами – все это с легкостью реализуется при помощи «Первой Формы».

ПРОВЕРЬ

Полный список документов, требующих Вашего внимания. Все то, что не стоит откладывать.

ДЕЛЕГИРУЙ

Запросите согласование у подчиненного или в другом подразделении, при необходимости.

УТОЧНЯЙ

Найдите автора изменений. Задайте ему свой вопрос онлайн и выясните все детали.

НЕВАЖНО, ГДЕ ВЫ

На Вашем устройстве доступны все запрошенные у вас акцепты с указанием даты и причины запроса, а также вся переписка.

ПРОБЛЕМА 

Потеря лояльности клиентов

Очень часто между банком и его клиентами, юридическими лицами, выстраиваются достаточно плотные и доверительные отношения. И тем обиднее, когда эти отношения могут быть разрушены одномоментно по вине внутренних служб.

После того, как компания открыла счет в банке, все только начинается. Количество различных предоставляемых организацией своему банку данных поражает воображение. Документы требуются снова и снова. Для получения кредита, для валютного контроля, для финмониторинга. Документы, подтверждающие право собственности, и документы по отлагательным условиям, документы для факторинговых операций. Этот процесс длится непрерывно. И иногда, увы, происходят сбои. Так случилось и на этот раз.

Клиентский менеджер, через которого происходило общение с одним из ключевых клиентов банка, не предоставил необходимые документы в требуемый срок. В соответствии с 115-ФЗ при отсутствии обновленной анкеты и подтверждающих документов банк должен приостановить работу с клиентом и не проводить его операции. Ущерб клиенту непроведенные оплаты, сорванные сделки, упущенная прибыль. При продолжении обслуживания клиента с нарушением правил банк рискует собственной лицензией.

После сокращения численности клиентских менеджеров такие сигналы стали поступать руководству все чаще. Стало очевидно, что необходимо наладить процесс коммуникации с клиентами со стороны подразделений, а также обеспечить его максимальную прозрачность и удобство для всех. Чтобы не только не терять, но и повышать лояльность.

РЕШЕНИЕ 

Управление продажами и «Личный кабинет»

Система по заданному графику сама отслеживает необходимость предоставления клиентом требуемых данных и документов. Более того, автоматически создается задача в личном кабинете клиента, заблаговременно напоминая ему о необходимости предоставить документы в банк. Если этого не случится в требуемый срок, произойдет автоматическая эскалация задачи на клиентского менеджера. Бизнес больше не будет зависеть от забывчивости подчиненных.

Но самое главное, система реально помогает продавать больше банковских услуг, ведь она автоматически откроет карточку клиента при следующем контакте с ним, где видны именно те варианты, которые могут быть ему интересны и еще не были предложены.

По сути, эти два модуля «Первой Формы» реализуют на практике мечту каждого клиентского менеджера. Вы получаете «клиентоцентричную» информационную систему, где все бизнес процессы подчинены одному правилу максимальная эффективность.

ДЕТАЛЬНО 

Управление продажами

CRM – программный продукт для управления взаимоотношениями с клиентами. Это один из функциональных модулей «Первой Формы». CRM представляет собой не просто хранилище информации о клиентах, но и инструмент стандартизации и управления процессами взаимодействия на всех этапах. Начиная от привлечения нового клиента на РКО, до сопровождения его кредитов, сбора необходимых документов, получения заявок и даже отзывов и пожеланий в личном кабинете.

Коробочная версия решения, разработанная совместно с лидером в области управленческого консалтинга Berner&Stafford, содержит все настройки, процессы, действия и сценарии для практического применения с первого дня после запуска. В комплект поставки входит все необходимое. Вы получаете готовую систему, уже настроенную в соответствии с лучшими мировыми и российскими практиками.

ПОЛУЧИ УВЕДОМЛЕНИЯ

Будьте в курсе всего произошедшего c Вашими клиентами, не прикладывая дополнительных усилий.

1 КЛИК ДЛЯ ЗВОНКА

Во время звонка вся необходимая информация о клиенте будет у Вас перед глазами.

ОЦЕНИ ПРОГРЕСС

Воронка продаж, выполнение ежедневных и ежемесячных нормативов. Возможно увидеть все, вплоть до деталей.

НЕВАЖНО, ГДЕ ВЫ

На Вашем устройстве доступны все запрошенные у вас акцепты с указанием даты и причины запроса, а также вся переписка.

ПРОБЛЕМА 

Решения, которые никто не исполняет

Исполнительская дисциплина является хорошо известной проблемой. Почему еженедельно, на каждом заседании правления банка озвучиваются и ставятся на контроль решения, поручения, задачи, которые никто не торопится исполнять?

Именно с такой проблемой к нам обратился владелец коммерческого банка по рекомендации одного из наших давних клиентов. В целом, данная ситуация типична для любого крупного бизнеса, но, хотя внешне все выглядит одинаково, настоящая причина плохой исполнительской дисциплины может оказаться неожиданной. Так получилось и в этот раз.

Виной всему оказалось чрезмерное количество изменений. Банки находятся сейчас в довольно тяжелой ситуации. ЦБ и регуляторы постоянно меняют ставки, условия, требования, нормативы. Рынок сам по себе колеблется довольно сильно. Все это приводит к тому, что в банках постоянно что-то меняется. Меняются условия продуктов, проверяются и отбрасываются маркетинговые гипотезы. Готовится множество отчетов. Постоянно растет число задач, а решение о приоритете принимается по формуле «кто громче крикнет». В итоге каждый занимается сотней дел одновременно, а каждая отдельно взятая задача все время ждет освобождения то одного, то другого сотрудника.

РЕШЕНИЕ 

Упорядочить процесс подготовки и проведения заседаний правления

Мы выяснили, что эффективность проведения различных совещаний и, в том числе, заседаний правления банка сама по себе требует серьезных улучшений. Нами был предложен базовый сценарий, упорядочивающий проведение подобных мероприятий. Все необходимые настройки для реализации бизнес-процесса были сделаны банком по нашим рекомендациям за 9 дней. Новый порядок утвердили распоряжением.

Сегодня все выглядит следующим образом. Все вопросы и материалы для подготовки совещания должны быть созданы в системе не позднее 3 дней до проведения заседания. Все вопросы, поступившие позднее, переносятся на следующее заседание автоматически. Из поступивших вопросов формируется повестка заседания, и после утверждения председателем правления банка она направляется всем участникам. Также в повестку каждого правления включается автоматически сформированный отчет о выполнении поручений. В ходе принятия решений и голосования на правлении формируется протокол решений. Новые поручения фиксируются секретарем. После утверждения протокола эти записи превратятся в новые задачи в «Первой Форме», имеющие конечного исполнителя, а также срок и приоритет.

Что в итоге? Стало спокойнее. Не приходится бегать и выбивать информацию из сотрудников. Автоматический контроль приоритетных задач ускорил их решение в несколько раз.

ДЕТАЛЬНО 

Комплексные бизнес-процессы

«Первая Форма» — комплексное управленческое решение, представляющее из себя гибкий конструктор, настраиваемый в точном соответствии с потребностями компании. Система позволяет автоматизировать бизнес «как есть», благодаря чему развернуть «Первую Форму» в банке возможно силами любого ИТ-специалиста всего за несколько дней. Любая необходимая настройка функционала, бизнес-процессов, параметров не требует навыков программирования.

Специальный мастер «Быстрый старт» предназначен для быстрого создания пользователей и групп на основе организационной структуры банка в 5 шагов. Это быстрая автоматизация реально существующих бизнес-процессов без дополнительных финансовых затрат.

ОПТИМИЗИРУЙ

Бизнес-процесс можно настроить визуально. На этом этапе многие процессы серьезно сокращаются и улучшаются.

АДАПТИРУЙ

Любые правила, согласования и точная маршрутизация. Все, чтобы реализовать необходимое.

ДОБАВЛЯЙ

Потребовались новые данные? Вы можете внести необходимые изменения без программирования.

НАСТРАИВАЙ

Внести необходимые изменения в любую печатную форму дело нескольких минут.

Система управления бизнесом, во всех его аспектах и проявлениях. Внедрена в более чем 200 российских компаниях и целом ряде холдингов. В настоящий момент идет внедрение системы в нескольких коммерческих банках и микрофинансовых компаниях.

У многих, кто познакомился с возможностями «Первой Формы», также как и у тех, кто только задумывается о повышении управляемости бизнесом, возникает множество вопросов. Хотим сразу же дать ответы на те из них, которые задают нам чаще всего.

ВОПРОС 

Какова стоимость системы, и сколько нужно лицензий?

Наша лицензионная политика проста. Стоимость базовой лицензии на одного сотрудника составляет 10 000 рублей1. Лицензия пожизненная и дает право использования системы «Первая Форма». Мы не берем никаких дополнительных денег. Вы сразу получаете все основные возможности системы, купив по одной лицензии на каждого сотрудника.

1 – Стоимость дана справочно, по состоянию на начало 2015 года.

ВОПРОС 

Какие сервера и оборудование необходимы для установки системы?

Система нетребовательна к ресурсам. Для работы в системе менее 500 человек используется 1 сервер начального уровня, работающий на программном обеспечении компании Miсrosoft. В целом, требования более чем скромные. Точные сведения о необходимых параметрах оборудования Вы можете найти на нашем сайте1.

1 – http://1forma.ru/tech-requirements.html

ВОПРОС 

Как начать внедрение, и что потребуется от нас?

Довериться нашей команде – правильный выбор. Для внедрения системы нужен будет Ваш представитель, который сможет обозначить наиболее важные направления и основные проблемы, требующие решения. Остальное опишут наши эксперты.

ВОПРОС 

Показатели, приведённые в ваших историях, впечатляют. В чём секрет?

Комплексный подход. В результате внедрения нашей системы внутри компаний происходит множество изменений. Налаживается взаимодействие, бизнес становится более «поворотливым» и отзывчивым. Но иногда это не происходит безболезненно. Поэтому те банки, которые поняли и приняли необходимость этих изменений и поменяли свои процессы под лучшую реальность, получат больше возможностей и шансов в кризис.

ВОПРОС 

На чём можно использовать Ваши мобильные решения?

На любых смартфонах и планшетах Apple, а также на всей линейке мобильных устройств под управлением Android. Можно использовать всю функциональность, присущую мобильному приложению. Согласовывать и подписывать документы, отмечать задачи, переписываться с коллегами в чате или почте. Можно принимать звонки из офиса и вызывать коллег, как будто Вы на рабочем месте, и многое другое.

ВОПРОС 

Какие еще возможности существуют в системе?

Встроенный почтовый клиент, безопасно доступный откуда угодно. Чат и возможность обсудить любой вопрос онлайн. Телефонный справочник и организационно-штатная структура. Управление персоналом и кадровая деятельность. Внутренний и внешний документооборот. Вовлекайте сотрудников в работу, используя поиск по тегам, вики-страницы и блоги. Сделайте работу сотрудников по-настоящему эффективной.

ВОПРОС 

Каковы условия дальнейшего сопровождения?

После покупки системы мы подарим Вам целый год бесплатного сопровождения. Вы сможете получить любую помощь в самое короткое время, ведь мы по праву гордимся своими экспертами и уровнем сервиса.

Начиная со второго года, стоимость сопровождения составит всего 20% от стоимости купленных лицензий. Эти деньги идут на сопровождение и дальнейшее развитие системы. Больше никаких периодических платежей.

Скачать .pdf

Настройка
Первой Формы
Кейсы Документация Обучение Технические
требования
Часто
задаваемые
вопросы