Преимущества Решения
Презентация Внедрение
Возврат инвестиций Наши услуги
Возможности Клиенты
Отзывы На главную

Скачать .pdf

ЗАЧЕМ?



Уважаемые клиенты,

Этот ежегодный каталог бизнес-решений и рецептов необычен. Мы описали часть на- шего опыта по решению Ваших проблем, выбрав наиболее значимые из них.

Впереди сложный год, и от того, какие решения будут приняты, сегодня зависит гораздо больше, чем обычно. Для многих остро встанет вопрос о выживании или, в лучшем случае, о сохранении своих позиций.

В нашем распоряжении более сотни успешных проектов, которые дают нашим клиентам неоспоримые преимущества. Мы знаем многих применивших современный подход и нашу систему управления бизнесом «Первая Форма», кто смог сильно улучшить показатели возврата инвестиций, ситуацию с оборотными средствами и прибыль.

Вы узнаете, как можно управлять своим бизнесом ещё эффективнее и безопаснее. Мы расскажем, как вести дела оперативнее

 

из любой точки мира. Так, как, возможно, уже делают сегодня Ваши конкуренты.

Выбирая бизнес-решения, мы обращали внимание на самое главное — практичность. Но не забывали при этом о двух, не менее важных моментах. Это простота внедрения и доступность. Ни одно решение не превратится в «долгострой». Ни одно не потребует «высадки на Луне».

Все они являются примером наших принципов и отношения к делу. Подхода, когда сотрудничество выгодно обеим сторонам. Выгодно на самой ценной основе — бумаге с водяными знаками.

Хочу особо поблагодарить наших клиентов, чьи истории вошли в каталог, за предоставленное разрешение поделиться бесценным опытом, полученным всеми нами.

Уверен, это поможет многим.

C искренним уважением, Денис Селезнев, Генеральный директор компании “Первая Форма”

КЛИЕНТ

Инвестор и девелопер

ПРОБЛЕМА

Связанные оборотные средства

Более тридцати объектов строительства. Девелопер авансирует подрядчиков по согласованному плану для выполнения работ по проекту. При этом, довольно часто приходится выплачивать следующую часть аванса по графику, иногда не имея точного и объективного статуса о прогрессе выполнения работ. Многое выглядит хорошо на словах, но по факту работы задерживаются всегда. Таким образом, была выявлена проблема «переавансирования» подрядчиков и заморозки части оборотных средств.

РЕШЕНИЕ

Управление проектами и личный кабинет

Для решения этой проблемы достаточно внедрения практик «Управление проектами» и «Личный кабинет».

Все понимали, что управлять такими проектами вплоть до деталей, с привлечением внешних организаций на подряд и субподряд, практически невозможно. Поэтому при создании плана проекта применяется блочный подход, или вехи. Этого оказалось достаточно для того, чтобы финансисты получали своевременный и исчерпывающий ответ на вопрос, можно ли исполнять заявку на аванс, а менеджер проекта мог действительно управлять ситуацией.

Теперь уже сами подрядчики стали заинтересованы в оперативном отражении хода работ. Им на помощь пришел «Личный кабинет». В нем они ставят отметки об исполнении проектных задач, а также могут оперативно и по форме заполнить заявку на аванс и предоставить необходимые для бухгалтерии документы.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Высвобождено до 20% ранее замороженных в авансах средств

К настоящему моменту «Первая Форма» используется в компании более года. Было дополнительно создано более 20 различных бизнес-процессов. Высшие руководители широко используют наши мобильные приложения для согласования документов, оперативного контроля и управления.

НЕОБХОДИМО

Около двух месяцев и 2000 рублей на одного сотрудника в месяц1

Высвободить оборотные средства можно в любом бизнесе, а не только в строительном. Посмотрите на свои бизнес-процессы сверху и Вы увидите, что где-то обязательно лежат Ваши деньги, которые не работают. Везде, где есть предоплата, этапы работ и их сдачи, есть возможность для оптимизации. Предложите Вашим контрагентам оплату более мелкими частями, но чаще. Договоритесь об этом, а «Первая Форма» сделает все остальное. Мы обеспечим удобство взаимодействия, надёжный контроль и прозрачность для всех сторон.

Мы тоже готовы работать с Вами именно так. Более того, Вы можете получить готовую систему уже через 2 месяца после начала работ, а оплатить проект и лицензии в течение года небольшими суммами.

Наши эксперты выполнят все необходимые работы, от Вас потребуется только сотрудник, который расскажет о Ваших бизнес-процессах во время нескольких коротких интервью.

1 – Стоимость приведена для указанного примера, из расчета на 200 пользователей, около половины которых являются внешними.

КЛИЕНТ

Сфера услуг

ПРОБЛЕМА

Длительный процесс продаж

Компания работает в сфере услуг. Агрессивная ценовая политика и сильная реклама формируют замечательный поток клиентов. Текущая стратегия — захват рынка. Клиент может себе позволить «ценовые войны», так как использует собственную уникальную методику формирования цены и владеет собственным автопарком и логистической базой.

Есть один нюанс. В силу бизнес-специфики, для заключения договора требуются расчеты и согласование логистов, сметчиков, юристов, бухгалтерии. Договора заключаются сроком на 1 месяц, а цены на услуги при таком подходе пересматриваются довольно часто. Существует возможность пролонгации договоров по упрощенной процедуре, но расчеты и согласование требуются всегда.

Закономерный итог в том, что у ограниченного числа сотрудников ключевых подразделений всегда «страда». Множество договоров ждет своего часа. Менеджеры «толкают» свои контракты сами, не доверяя никому. Рост числа клиентов приводит к пропорциональному росту количества сотрудников внутренних подразделений. Это невыгодно для бизнеса и его владельцев.

От первого контакта с клиентом до продажи, на момент обращения к нам, требовалось около месяца. Таким образом, именно скорость заключения контрактов стала «узким» местом для дальнейшего развития бизнеса.

РЕШЕНИЕ

Настройка бизнес-процесса продаж и личный кабинет клиента

В первую очередь была настроена организационно-штатная структура и внедрена практика управления текущими задачами. С помощью графического конструктора был настроен бизнес-процесс продаж. Через пару месяцев были первые результаты. Выявили несколько вопросов, требующих решения. В том числе, недостаточное качество информации, поступающей в расчетные подразделения, явный дисбаланс загрузки сотрудников, задействованных в процессе, и длительные периоды ожидания согласования документов руководством. Загрузку оптимизировали, передав часть второстепенных задач в другие подразделения, процесс согласования изменили, установив лимиты для самостоятельных решений по обычным контрактам. С качеством данных пошли еще дальше, реализовав необходимый документооборот с клиентом и компанией с помощью модуля «Личный кабинет клиента».

РЕЗУЛЬТАТЫ

В 4 раза сокращена длительность цикла продажи – до 5 рабочих дней

Трехнедельная выручка была получена одномоментно из «ускоренных» контрактов, в качестве бонуса. Продавцы больше не «толкают» свои контракты, а занимаются продажами. По расчетам руководителей компании, у них появилась возможность нарастить клиентскую базу минимум на 20%, без увеличения штатной численности. Упростился и ускорился процесс согласования документов высшим руководством. А у каждого клиента компании теперь есть личный кабинет, где можно заказать новые услуги, провести сверку платежей, получить необходимые документы или задать любые вопросы и получить на них ответы.

НЕОБХОДИМО

Понять, что конкурировать можно не только ценой, но и удобством, скоростью и другими преимуществами

Возможно, Вы не столь агрессивны на рынке. Наверное у Вас меньше бардака. Но в любой компании есть процессы, которые нужно ускорять. «Первая Форма» поможет выявить «узкие» места и увеличит их пропускную способность в несколько раз. Обеспечит прозрачность происходящего и удобство управления. Именно слаженное взаимодействие, командная игра и отсутствие пауз в бизнес-процессах может стать для Вас настоящим спасением.

Предложите выгоду, полученную Вами от ускорения процессов, своим клиентам как скидку. Ваши конкуренты точно не смогут это повторить.

КЛИЕНТ

Агентство недвижимости

ПРОБЛЕМА

Потеря сделок из-за длительного согласования окончательной цены

Рынок недвижимости за последнее время изменился. Все большее число клиентов захотело скидок при покупке квартир и домов, особенно при оплате сразу всей суммы. Возможность предоставления скидок была одобрена застройщиком, но требовала согласования для каждой сделки. Процесс согласования скидки включал в себя несколько этапов и требовал визы нескольких, постоянно занятых руководителей. В результате, даже если запрашиваемая скидка могла быть предоставлена, согласование происходило в лучшем случае на следующий день.

В компании заметили, что участились отказы клиентов от уже практически готовых сделок. Причина была в том, что по факту продажи в моменте не происходило, за время, требующееся для согласования, покупатели рассматривали альтернативные варианты и иногда находили что-то другое.

При этом застройщик не желал предоставлять лимит на скидку, так как понимал, что для выполнения плана продаж скидки будут предлагаться «по умолчанию». Нужно было исправлять ситуацию, учитывая интерес всех сторон.

РЕШЕНИЕ

Электронный документооборот, согласования для застройщика и личный кабинет для офисов продаж

Решение было комплексным и автоматизировало не только процессы агентства недвижимости, но и застройщика. Работы по настройке бизнес-процесса согласования скидки не заняли много времени. Спустя 2 недели рядовые сотрудники могли запросить скидку прямо в момент обсуждения сделки с покупателем, воспользовавшись личным кабинетом. Руководители агентства, а также застройщика получали уведомление о необходимости согласования на мобильный телефон и могли поставить электронную подпись, не прерывая совещания и не мешая коллегам телефонными переговорами.

Сегодня в агентстве автоматизирован весь процесс продаж с заполнением необходимых данных, печатью документов и отражением сделки в учётных системах агентства недвижимости и застройщика. Согласование скидки теперь лишь незначительная часть большого бизнес-процесса.

РЕЗУЛЬТАТЫ

На 60% выросло число сделок с согласованной скидкой

Обе компании, застройщик и агентство недвижимости, получили продажи, которые раньше уходили к конкурентам. Предложение стало привлекательнее, ведь клиенты получили не только скидку, но и удовольствие, "сбив" цену при покупке квартиры или дома своей мечты.

Бизнес-процессы компаний стали гибче и быстрее, что дает их владельцам уверенность в завтрашнем дне. В офисах продаж получили удобный инструмент, печать документов из программы и возможность быстро отвечать клиентам "по существу". Компания застройщик рост числа выгодных продаж и понимание, что предоставляет скидки только по необходимости.

Использовать «Первую Форму» в сквозных бизнес-процессах теперь является для агентства золотым стандартом и условием сотрудничества с другими компаниями.

НЕОБХОДИМО

Ускорять и автоматизировать не только свои, внутренние процессы. Вместе Вы точно сможете больше

Вы уверены в эффективности Ваших процессов на «все сто». Вы настроили процессы в своей компании как швейцарские часы. Посмотрите шире. Ваш бизнес и выгода, получаемая от его существования, зависят не только от Вас. Если рынок требует от Вас что-то, чего Вы не можете дать. Если клиенты требуют, но остаются чем-то недовольны, не нужно сразу утверждать, что нельзя быть хорошим для каждого.

По крайней мере, попробуйте.

КЛИЕНТ

Розничный банк

ПРОБЛЕМА

Потери как результат низкой исполнительской дисциплины

Банк получил уже второе взыскание по причине некорректно сданной отчётности. Ещё одно взыскание, и минимум, что грозило бы бизнесу, — комплексная проверка. Расследуя причины инцидента, руководство и владельцы с удивлением поняли, что виной всему была элементарная «забывчивость» сотрудников секретариата. Важный документ из Центрального банка не был получен программистами в срок. Забыт. В итоге, когда он все же был случайно обнаружен и доставлен, оставшихся 3 дней не хватило для внесения изменений, и отчётность была сдана неверно, с серьёзным штрафом впоследствии.

Нас попросили автоматизировать зону работы с входящей корреспонденцией, ознакомлением с приказами и распоряжениями, а также разработать процессы контроля поручений совета директоров.

Более того, руководство и владелец бизнеса были всерьёз озабочены низкой исполнительской дисциплиной в целом по банку. Они устали слышать, что многие поручения не были выполнены из-за перегрузки другими задачами.

РЕШЕНИЕ

Корпоративный портал. Постановка и контроль задач. Управление входящими документами

Понятно, что ознакомление с приказами – это всего лишь первый шаг на пути наведения порядка с делами. Для решения задачи в целом требовалось обеспечить достойную и масштабируемую платформу для управления всеми важными документами банка, как внутренними, так и внешними.

Такой платформой стал модуль «Первой Формы» – «Корпоративный портал». Каждый сотрудник банка получает исчерпывающую информацию о своих текущих и проектных задачах, о поручениях и входящей корреспонденции. Так, например, получив задачу «Ознакомиться с документом», сотрудники обязаны выполнить её, подтверждая тем самым, что полученный документ был ими прочитан и понят.

Вся полученная информация доступна для дальнейшего анализа с целью выявления «узких мест» и определения причин задержек важных процессов.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Каждый документ находит адресата. Снижен риск потерь

Обеспечив контроль и двойную надёжность на этапе ввода входящих документов в «Первую Форму», руководство теперь уверено, что каждое указание ЦБ, каждый запрос и обращение, требующие ответа в оговорённый законом срок, будут обработаны в ближайшее время.

Сотрудники, участвующие в работе над поручениями совета директоров и правления, теперь не теряют важные задачи, под «завалами» второстепенных, благодаря системе напоминаний и эскалации задач.

И все сотрудники в целом получили справочный портал, содержащий всю необходимую для работы информацию и документы, а также развитые средства обсуждения рабочих вопросов.

НЕОБХОДИМО

Добиваться порядка в делах, если Вы не можете себе позволить нести потери от недисциплинированности

Надеемся, что Вашему бизнесу не грозит отзыв лицензии за трижды неверно предоставленную отчётность, как банкам. Но всё равно, оцените возможные угрозы и потери по вине «человеческого фактора». Если сумма ущерба велика и может привести к серьёзным последствиям в кризисное время, то начинайте действовать уже сегодня.

КЛИЕНТ

Инвестор и девелопер

ПРОБЛЕМА

Потери от закупки материалов по «нерыночным» ценам

За каждым из многочисленных объектов строительства закреплен персональный руководитель, который фактически управляет всем проектом. Решение о выборе поставщиков материалов принимается на основе всестороннего изучения рыночных предложений. Также, имеется множество дополнительных факторов, влияющих на выбор. Таких как: надежность поставщика, простота расчетов, опыт предыдущего сотрудничества и так далее. Казалось бы, все хорошо, если бы не «человеческий фактор».

Проведенный независимый аудит вскрыл множество злоупотреблений со стороны руководителей проектов, приводящих к закупкам по завышенным ценам. Риски понятны, и при другой рыночной ситуации это просто можно было бы принимать в расчет и иногда реагировать на вопиющие случаи, чтобы не «зарывались». Но только не в кризис.

Однако, просто убрав у руководителя проекта полномочия по выбору поставщиков, наш клиент тут же получил «обратную сторону медали». Теперь уже все попытки потребовать соблюдения сроков проекта вызывали возражения и перекладывание вины на выбранных не ими поставщиков.

РЕШЕНИЕ

Необходима практика «Управление проектами», а также автоматизация процесса выбора поставщика

Решение было найдено, хотя для этого пришлось перестроить бизнес-процессы с их дальнейшей автоматизацией. Руководитель проекта теперь участвует только в предварительном отборе поставщиков и заполняет форму на каждого, где указывает своё экспертное заключение по чёткому списку критериев. Дальнейшее проведение тендеров, переговоры с поставщиками, заключение договоров и прочие обязанности, ранее лежавшие на руководителях проектов, были переданы в сметный отдел. При этом были заложены возможности выборочного контроля. Примерно 10% закупок контролируются отдельными людьми в финансовом блоке на предмет «рыночности» цен. Какой тендер и для какого объекта будет проконтролирован, выбирается системой автоматически, о чём не знает заранее никто из участников. Это позволило обеспечить прозрачный, честный и управляемый процесс.

Помимо технического решения, заказчик изменил систему мотивации. Теперь сметный отдел получает бонус от экономии по результатам контроля, а руководитель от завершения проекта в срок.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Экономия на закупках. Каждый занимается своим делом

Существенно снижен риск получения нерыночных цен и условий поставок. За первые три месяца эксплуатации потери от покупок по завышенным ценам снижены на 7,5% по результатам независимого контроля. Благодаря высокой степени автоматизации процесса управления поставками, передача дел в другой отдел не потребовала дополнительных людей.

Руководитель проекта теперь видит всю информацию о реальном положении дел и оперативно управляет проектом, серьёзно улучшая синхронность поставок и работ.

НЕОБХОДИМО

Устранить избыточные возможности и соблазн для сотрудников, определив главную цель и мотивацию

«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата», — эта формулировка закона (принципа) Парето известна многим. Так, выделите в своих процессах 20% основных для каждой роли, а мы поможем сделать так, что они действительно будут приносить 80% результата для Вашего бизнеса.

Формализуйте самые важные процессы, особенно те, где есть риск злоупотреблений. Избавьте Ваших сотрудников от соблазнов, вредящих делу.

Поверьте, Вы получите большую экономию средств от уменьшения потерь и концентрации на главном. Распорядитесь ей с умом. Например, пересмотрите Вашу мотивационную программу. Улучшите заинтересованность сотрудников в конечном результате.

КЛИЕНТ

Страховая компания

ПРОБЛЕМА

Сделай работу вовремя и получи ... потерю средств. Так тоже бывает?

Одна из активных компаний на рынке страхования может ответить на этот вопрос утвердительно, основываясь на собственном опыте. Для того, чтобы повторить этот эксперимент в своей компании, достаточно излишней инициативности одних и чёткой исполнительности других. Особенно, если программисты в Твери, а бухгалтерия за Уралом.

Более четырёх месяцев компания работала над созданием абсолютно нового продукта комплексного страхования. Первый приоритет, гонка. Еженедельные совещания. Планы и их пересмотр, проработка продукта, расчёты и финансовая модель. Постоянные уточнения. Наконец, бизнес-требования описаны и поняты, сроки согласованы. Теперь задачи поставлены программистам, юристам, бухгалтерии и рекламе одновременно. Каждый был занят своей частью.

Наконец виден финиш. Финальные совещания, последние скандалы. Вот тут-то и выяснилось, что реклама, как оказывается, уже неделю как «висит» в городах, но компания будет вынуждена отказывать клиентам ещё, минимум, две из-за ошибок, найденных в последний момент. Влетели. И не на «копеечку».

Причина, как Вы понимаете, стандартна. Человеческий фактор. Отсутствие актуального состояния проекта у финансистов, притом что есть согласование расходов. Невозможность рекламщиков быть на последнем совещании, и забывший сообщить о найденных проблемах секретарь.

РЕШЕНИЕ

Контроль задач и поручений. Управление проектами и расходами онлайн. Корпоративный портал

Если Вы читали предшествующие истории, то может сложиться впечатление, что практики «Управление проектами», «Контроль задач» и автоматизация бизнес-процессов — панацея. Вы правы. Конечно, это сочетание не решает все виды проблем, но эти модули являются отправной точкой для большинства реальных применений.

Что касается этой проблемы, то весь проект, включая обучение удалённых сотрудников работе в системе, занял три месяца. Во время проведения работ была также обеспечена автоматическая связь системы кадрового учёта и «Первой Формы».

РЕЗУЛЬТАТЫ

Устранён риск потерь из-за плохого взаимодействия служб

Довольно сложно внедрять систему в компании, подразделения которой рассредоточены территориально. Но итоговый результат порадовал всех.

Сотрудникам в других регионах стало проще. Вся информация есть на портале. Чётко видны свои задачи на сегодня и на ближайшее время, не нужно выяснять, на кого писать заявление на отпуск.

После трёх месяцев эксплуатации было отмечено улучшение взаимодействия, сокращение негативных «разборок» на совещаниях, а также повышение упорядоченности работы в целом.

НЕОБХОДИМО

Оттачивать остроту бизнес-зрения. Даже сверху замечать все детали

«Aquila non captat muscas», — перевод этой древней латинской пословицы, — «Орлы не ловят мух». Все так и есть. Вот только давайте не будем забывать, что у орла сохранена способность видеть мелких животных с высоты нескольких сотен метров. Это вопрос его ежедневного выживания.

А с какого расстояния Вы способны разглядеть своего «грызуна»? Летайте высоко и никогда не падайте, но позаботьтесь о должном зрении. О возможности видеть картину в целом, замечая пусть мелкие, но такие Важные для Вас детали.

КЛИЕНТ

Производство строительных материалов

ПРОБЛЕМА

Бизнес перерос возможности «ручного управления»

Все ускользает из рук? Подчинённые спорят прямо у Вас в кабинете? Приходится брать «на контроль» их задачи? Бюрократия стала тормозом в развитии? Документы согласовываются крайне медленно, если, конечно, не были потеряны? Все жалуются на завалы задач и нехватку ресурсов, а выработки нет? Есть целый пласт незаменимых?

Если Вы можете ответить утвердительно на эти или подобные вопросы, значит Ваш бизнес теряет управляемость. Это значит, что Вы испытываете те же проблемы, как и наш клиент, крупнейший в своём сегменте рынка.

Бизнес-задачи являются мощным локомотивом развития. Но происходит это зачастую в ущерб остальному. Многие владельцы и руководители знают, что все происходит неравномерно. Не выходит одновременно развивать инфраструктуру, менять мировоззрение сотрудников, прививать культуру, отчётность. Но наступает момент, когда Вы понимаете, что теперь именно инфраструктура является самым слабым местом. Растёт число «звёзд» — сотрудников, которые замкнули все на себя. Вместе с ними формируется и пласт «балласта» людей которым важно, чтобы все формально выглядело хорошо, а там хоть «трава не расти».

Как найти место, где сотрудники действительно необходимы? Как безопасно сократить «балласт», повысив шансы бизнеса в кризис?

РЕШЕНИЕ

Контроль поручений. Электронный документооборот. Портал

Изначально владелец компании обратился к нам с задачей автоматизации нескольких, наиболее проблемных бизнес-процессов. Однако, нам удалось убедить руководство и начать с другого — поиска первопричин проблем. Такой этап в развитии проходит практически каждый бизнес, поэтому эта ситуация довольно известна, и способы её успешного преодоления давно выработаны.

На первом этапе за короткий срок был развернут портал и запущена практика постановки и контроля задач и поручений. Дальнейшие шаги были предприняты по итогам анализа загруженности сотрудников и поиску «узких» мест бизнес-потока. «Бутылочных горлышек», где скапливается больше всего просроченных задач. Конечно, все они различны по длительности и трудозатратам, но за два месяца анализа картина прояснилась.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Устранены узкие места. Ускорились производство и продажи

Этот проект стал крайне удачным для бизнеса нашего заказчика. Были обнаружены узкие и неэффективные места бизнес-процессов. Некоторые задачи оказались вообще ненужными. Так, например, автоматизировав процесс оплаты и поставок, было убрано 5 действий, ставших избыточными.

Уточнили потребность в сотрудниках. Только за счёт перераспределения было высвобождено более 100 сотрудников, часть которых была направлена на усиление в узких местах.

«Первая Форма» позволяет руководителям чётко понимать, кто в компании работает и с каким результатом. Теперь, обнаружив завалы задач, незачем гадать, какова причина их возникновения, будь то продажи или производство, логисты или внутренние службы. Можно сразу принимать меры.

НЕОБХОДИМО

Начинать исправлять проблемы заранее, получая сигналы вовремя

Порезавшись, мы молниеносно отдёргиваем руку, реагируя на то, что уже произошло. Обходимся царапиной, но не теряем пальцев. Это рефлекс, заслуга детского опыта. Но если бы мы узнавали о проблемах с задержкой? Если бы наши нервы доставляли нам неверную или искажённую информацию, что тогда?

Получив сигнал из «Первой Формы», успевайте разобраться, отреагировать, исправить и извлечь выгоду от своевременности решения, в момент, когда Ваши конкуренты лишь начинают осознавать, что «где-то» не в порядке.

КЛИЕНТ

Розничный банк

ПРОБЛЕМА

Когда неясно, за что хвататься, или «12 степеней срочности задач»

Из десяти проектов четыре завершались с более чем двукратными задержками, три откладывались, так как появлялись более срочные, а остальные запускались с задержкой до 50%. При этом многие проекты запускались с недочётами и недоработками, по принципу «сейчас или никогда».

В организации множество сотрудников. Они работают в девяти часовых поясах. Много бизнес-направлений, но одна бухгалтерия. Новые продукты, изменения, и одно ИТ. Множество важных вопросов и документов, и одни юристы. По сути, каждое бизнес-направление рассматривается как отдельная компания, которая приносит доход. Каждый должен составить и защитить свой бюджет, каждый отдельно отчитывается на совещаниях.

Все обычно. Так у многих. Но все ли хорошо? Не торопитесь с ответом. Ведь мы уже много раз говорили про две стороны любой медали. При таком подходе ресурсы, которые в этом бизнесе отсутствуют, бухгалтерия, юристы, программисты и т. п. этот бизнес получает либо условно «бесплатно», либо на основе внутренних ставок, весьма далёких от рыночных.

Следствием этого является огромное число задач, которые сваливаются на внутренние подразделения со всех сторон одновременно. Каждый «бизнес» убеждает высших руководителей и, получив «добро», пытается присвоить своим задачам наивысший приоритет, естественно, оценивая их как самые значимые для бизнеса. Как итог, именно внутренние подразделения становятся Вашим «узким» местом.

РЕШЕНИЕ

Управление задачами и проектами. Ресурсы из единого пула. Набор практик «Первая Форма»

Комплексное решение этой проблемы оказалось довольно сложным. Все сотрудники, помимо участия в проектной деятельности, тратят кучу сил на «текучку». Первое, что было сделано, была внедрена технология телефонии «Первая Форма», а также управление текущими задачами. Это дало очень точный срез о загруженности сотрудников делами и информацию о возможности их использования в проектах.

Был внедрён ряд внутренних мер. Организован проектный офис, который рассматривал целесообразность запуска проектов и присваивал приоритет проекту в целом, распространяющийся на все его элементы. Был введён запрет запуска проектов с заведомым превышением доступности ресурсов.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Около половины проектов завершается вовремя, остальные – с незначительными превышениями

Прошло полгода после внедрения, ситуация кардинально улучшилась. Сегодня уже никто не хватается за все проекты, которые могут быть интересны бизнесу разом. Часть проектов «заворачивают», часть откладывают «на потом» на проектном комитете. Сотрудники работают последовательно, по важности задач. Атмосфера в коллективе серьёзно улучшилась.

Принято решение об отказе от 10% ранее запланированных проектов, так как бизнес не смог защитить их целесообразность и окупаемость в разумный срок. Это довольно серьёзные деньги, которые не были потрачены. Новые проекты завершаются в срок и приносят запланированную выгоду в большинстве случаев.

Продолжается работа по оптимизации кадрового состава и структуры, начатая по итогам внедрения «Первой Формы».

НЕОБХОДИМО

Осознать, что немногие могут быть эффективными в суете и хаосе

Конечно, глупо говорить, что во всех своих бедах виноваты мы сами. Но иногда взгляд со стороны может многое прояснить. Несовершенство базовой методики оценок зачастую играет решающую роль в наших неурядицах. Обратите Ваше внимание на подразделение, участвующее в большинстве задач. То, которое ругают больше всего. Если у них есть реальная возможность работать последовательно и упорядочено, то просто добавьте им ресурсов. Если же нет, ищите и устраняйте первопричину проблем вместе с «Первой Формой».

КЛИЕНТ

Производственно-торговый холдинг

ПРОБЛЕМА

Нарушение безопасности по вине сотрудников

Наш клиент, очень опытный человек, является владельцем холдинга. Более 20 компаний гармонично дополняют друг друга, работая в различных отраслях. Суммарное количество работающих сотрудников несколько тысяч человек. Проявления «человеческого фактора» в таком большом бизнесе дело привычное. Но, наряду с реализацией обычных рисков, все чаще происходят довольно «болезненные звоночки».

Последний такой случай наиболее характерен. Недавно в зону внимания надзорных органов попал один из контрагентов одной из компаний холдинга. Пришли с проверкой, сделали выемку документов. Все бы ничего, но молодая сотрудница казначейства, решая задачу оптимизации налогообложения, скопировала в файл перечень компаний, участвующих в сделке. Перечень этот являлся, мягко говоря, сильно непубличной информацией.

Результат оказался очень дорогим, чем сильно огорчил нашего заказчика. Учитывая положительный опыт нашего сотрудничества с рядом компаний, входящих в группу, тот обратился к нам за консультацией и помощью в снижении риска раскрытия сведений из-за «глупых причин».

РЕШЕНИЕ

Использование большинства практик «Первая Форма»

Это был один из самых серьезных и больших проектов. По сути, это одна из немногих задач в нашей истории, для решения которой не хватило даже потрясающей гибкости настроек «Первой Формы». Потребовались некоторые доработки, часть из которых была позднее включена в стандартную поставку.

На портале «Первая Форма» собрано все необходимое для работы: задачи, календари, планы, проекты, электронный документооборот и другие возможности1. Автоматизированы все основные бизнес-процессы.

Вся чувствительная информация собрана в зашифрованном хранилище. Доступ осуществляется по usb-ключам, которые могут быть отключены «удаленными» администраторами за минуту. При отзыве этот слой данных полностью «исчезает» из системы и может быть восстановлен позднее и только по соответствующей команде. При этом система выглядит и функционирует самым обычным образом, за исключением доступа «куда не следует».

1 – Подробнее о доступных практиках и инструментах «Первой Формы» можно прочитать в разделе «Все возможные применения».

РЕЗУЛЬТАТЫ

Одновременно удалось обеспечить надёжность хранения, сложность извлечения и удобство работы с чувствительной информацией

Помимо решённого вопроса с безопасностью важных данных, как и всегда, наш клиент получил намного больше.

Улучшились многие аспекты взаимодействия. Использование мобильных решений позволило решать многие вопросы гораздо оперативнее. Сотрудники и, самое главное, руководители компании оценили это совершенно явно в показателях, приведённых выше. Стало намного спокойнее.

НЕОБХОДИМО

Повышать безопасность бизнеса не только запретами и ограничениями

Лучше дайте своим сотрудникам новые возможности. Одновременно безопасные и удобные, мощные и производительные.

Постройте современную платформу для улучшения взаимодействия и доступа к необходимым документам и внутренним сервисам, которую Ваши сотрудники будут использовать с удовольствием. На базе «Первой Формы» это можно сделать гораздо безопаснее.

КЛИЕНТ

Юридическая фирма

ПРОБЛЕМА

Существующие средства не обеспечивают должного удобства и безопасности

Компания обеспечивает юридическое сопровождение, консультации, предоставляет адвокатов и защитников огромному числу мелких и средних фирм. Вы можете представить себе степень доверия, которое нужно испытывать к такому консультанту, для того чтобы посвятить его в свои самые щепетильные секреты.

При любом сотрудничестве с нашим клиентом в обязательном порядке подписывается чётко составленное «Соглашение о неразглашении».

По мере роста бизнеса, к нашему клиенту обращаются за помощью все более солидные компании, и требования к хранению данных все растут. Растут и штрафы за возможную утечку сведений.

Однако, по профилю работы экспертам и юристам компании приходится часто разъезжать. Довольно часто приходится бывать не только на необъятных просторах России, но и за её пределами. Для связи с экспертом, находящимся вне офиса, используется корпоративная мобильная связь. При этом нет многих привычных возможностей, например, конференц-связи, секретаря, перевода звонков.

Требуется создать удобную платформу для коммуникации с клиентами, работы с важными документами и задачами, при этом обеспечив высочайшую конфиденциальность, минимизировав риск утечки сведений. Сервис необходимо предоставлять сотрудникам в любой точке мира.

РЕШЕНИЕ

Портал. Телефония. Управление задачами и документами. Контроль доступа и использования

К стандартным решениям «Первой Формы» было добавлено лишь несколько важных деталей. Так, например, в состав решения входит система, обеспечивающая шифрацию каналов связи для доступа сотрудников не из офиса.

Корпоративные мобильные телефоны были интегрированы с внутренней телефонией компании, также используя защищённый протокол. Где бы ни были сотрудники, для них всегда доступны все офисные возможности.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Вся работа сотрудников ведётся с использованием корпоративных средств и «Первой Формы»

Как и любое продуманное и удобное решение, выглядит все довольно просто. Используя свой iPhone, можно принимать звонки и звонить на внутренние номера компании так, как будто присутствуешь в офисе. Можно использовать перевод звонка и конференц-связь, не давать «мобильник» и управлять своей доступностью в нерабочее время.

Открыть ноутбук и, вставив usb-ключ, получить доступ к порталу с последними комментариями, новостями и документами. Отметить выполненные задачи и посмотреть новые письма. Удобно. Безопасно.

НЕОБХОДИМО

Усомниться в том, что нельзя работать вне офиса безопасно

Конечно, ни одно решение не может гарантировать Вам защиты от «инсайда», равно как и от глупости. В офисе или за его пределами, в каждом случае возможна утечка.

Но именно оперативность решения вопросов и удобство коммуникаций, могут стать для Вас не менее важны, чем безопасность.

КЛИЕНТ

Инвестиции, долевое участие в удаленных проектах

ПРОБЛЕМА

Цена личного контроля над удалёнными проектами слишком высока

Один из владельцев компании, являющейся нашим клиентом, получил очень заманчивое предложение. Дело в том, что в результате ранее проведённой сделки, он стал обладателем очень перспективной земли в туристическом регионе. Чуть позднее компания-застройщик, оценив перспективы, предложила возвести на этой территории бизнес-центр, «скинувшись» деньгами на строительство. Выгода, получаемая от такого партнерства, была довольно высока, тем более что, по факту, земля не использовалась, а получить адекватную цену при продаже не представлялось реалистичным.

Однако существовали немалые риски. В основном, как часто бывает при подобных вариантах строительства, это риск завышения закупочных цен, нецелевого расходования средств, неисполнения планов строительства и другие подобные. Можно сказать и проще — злоупотребления доверием.

И, наконец, главной его озабоченностью являлось то, что для уменьшения этих рисков требовалось регулярное присутствие на объекте. И именно это и было самым дорогим моментом с его точки зрения. Неудивительно, ведь его основной бизнес в Москве требовал регулярного присутствия и довольно сильной занятости.

Наша задача: «Организовать платформу для полностью удалённой работы и всецелого контроля над проектом».

РЕШЕНИЕ

Портал, контроль над ходом проекта, удалённое согласование расходов и документов

Первым делом портал. Были созданы несколько ролей, заведены необходимые полномочия. Внедрено «Управление проектами» и созданы все необходимые вехи и задачи проекта. Всю информацию о ходе выполнения проекта, вместе с получаемой с web-камер «картинкой» хода строительства вывели на специальную информационную панель.

Создали набор необходимых бизнес-процессов. И, в первую очередь, это были бизнес-процессы согласования выделения средств. При появлении заявки на оплату контракта средства не могут быть выделены без электронной подписи первого лица.

Но это не стало точкой возникновения задержек, ведь мобильные решения «Первой Формы» позволяют работать из любой точки мира.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Решение о добавлении в контракт условия о взаимодействии всех сторон через «Первую Форму» признано абсолютно верным

«Взаимодействие ещё не было таким простым», — это первое, что отметили все стороны. И действительно, благодаря полностью настроенному проектному порталу, работа идёт гораздо эффективнее.

Проект идёт в целом в бюджете и сроках. Решения при возникновении неучтенных эффектов принимаются быстро и эффективно. Все важное видно сразу, нет необходимости «копаться» в деталях ежедневно, формируя общую картину происходящего в голове. Экономия времени на взаимодействии сторон огромно. Только экономия личного времени первого лица составляет более 30 часов в месяц, а значит жить стало гораздо проще.

НЕОБХОДИМО

Учитывать при оценке проектов, что улучшив управляемость, Вы сможете получить больше

Конечно, невозможно успевать везде. В перемещениях между бизнесами, проектами и задачами можно легко опоздать на всю жизнь.

Конечно, мы не призываем Вас все бросить, это не в наших интересах. Не упускайте выгодные варианты. Но мы не вправе умолчать о том, как «Первая Форма» поможет Вам сэкономить дни, недели и месяцы для Вас самих.

Чем же является по сути «Первая Форма», что требуется для ее установки и применения? Насколько легко ее внедрить в компании самостоятельно? Каким опытом должны обладать Ваши сотрудники для успеха, и на что следует обратить внимание при планировании проекта?

Нет ли скрытых платежей, и какова модель лицензирования системы? Потребуются ли дорогие сервера, и можно ли получить систему полностью готовой, в виде сервиса?

Мы постараемся ответить на все Ваши вопросы на следующих страницах.

ВОПРОС

Какова стоимость системы, и сколько нужно лицензий?

Наша лицензионная политика проста. Стоимость лицензии на одного сотрудника всего 10 000 рублей1. Лицензия пожизненная и дает право использования любых модулей системы «Первая Форма». Мы не берем никаких дополнительных денег. Вы сразу получаете все возможности системы, купив по одной лицензии на каждого сотрудника.

1 – Стоимость дана справочно, по состоянию на начало 2015 года.

ВОПРОС

Какие сервера и оборудование необходимы для установки системы?

Система нетребовательна к ресурсам. Для работы в системе менее 500 человек используется 1 сервер начального уровня, работающий на программном обеспечении компании Miсrosoft. В целом, требования более чем скромные. Точные сведения о необходимых параметрах оборудования Вы можете найти на нашем сайте1

1 – http://1forma.ru/tech-requirements.html

ВОПРОС

Можно ли арендовать систему как сервис?

Да, такая возможность есть. С недавних пор мы готовы предоставлять Вам полностью настроенную систему под ключ. При этом «Первая Форма» будет развёрнута не в публичном, а в частном облаке. А это значит, что Вы получите все преимущества и удобство облачного решения, без малейшей угрозы конфиденциальности и безопасности Ваших данных. Ваша система будет работать ещё надёжнее на Hi-end серверах в промышленном ЦОДе.

ВОПРОС

Каков средний срок окупаемости проекта?

Давайте вспомним первую историю. Ежемесячно по 2 000 рублей за каждого из 200 сотрудников в течении года. Сравните, к примеру, с налогами. В цену входит все: лицензии и затраты на внедрение «Первой Формы». При этом сумма средств, высвобожденных только за первый месяц эксплуатации, более чем в 3 раза превысила общую стоимость проекта. В нашей ежедневной практике срок окупаемости «Первой Формы» от трех до шести месяцев это обычное явление.

ВОПРОС

Есть ли у вашей системы прямые конкуренты, и чем вы лучше?

Конечно, существуют конкуренты, которые предлагают собственные решения для части функциональности «Первой Формы». Но мы не знаем ни одного, кто так же как мы гармонично собрал все необходимое в одно решение. Никого, кто установил бы единую стоимость лицензии за всю систему, как сделали мы. Нет никого, чьё решение могло бы конкурировать с нашим по простоте использования, гибкости и надёжности.

ВОПРОС

Как начать внедрение, и что потребуется от нас?

Довериться нашей команде – правильный выбор. Для внедрения системы нужен будет Ваш представитель, который сможет обозначить наиболее важные направления и основные проблемы, требующие решения. Остальное опишут наши эксперты.

ВОПРОС

Показатели, приведённые в ваших историях, впечатляют. В чём секрет?

Комплексный подход. В результате внедрения нашей системы внутри компаний происходит множество изменений. Налаживается взаимодействие, бизнес становится более «поворотливым» и отзывчивым. Но иногда это не происходит безболезненно. Поэтому те компании, которые и поняли необходимость этих изменений, и поменяли свои процессы под лучшую реальность, могут показывать крайне высокие результаты в своих отраслях.

ВОПРОС

На чём можно использовать Ваши мобильные решения?

На любых смартфонах и планшетах под управлением Android, и на всей линейке мобильных устройств Apple. Можно использовать всю функциональность, присущую мобильному приложению. Согласовывать и подписывать документы, отмечать задачи, переписываться с коллегами в чате или почте. Можно принимать звонки из офиса и вызывать коллег, как будто Вы внутри, и многое другое.

ВОПРОС

Расскажите подробнее, как решается вопрос с безопасностью?

В системе существует специальный режим, задействовав который можно отозвать действие всех сертификатов у пользователей, и не только зашифровать важные документы, но и полностью скрыть следы их присутствия. Также мы можем предложить услугу внешнего администратора (вне юрисдикции РФ) для процесса восстановления скрытых данных, которая необходима в случае отзыва сертификатов.

ВОПРОС

Вы рассказывали про «Личный кабинет». Что это такое?

Можно автоматизировать не только свои процессы. У Вас есть возможность предоставить Вашим контрагентам частичный доступ к «Первой Форме». Не волнуйтесь, они не смогут увидеть лишнего. Личный кабинет — отдельный модуль в составе системы. Контрагент сможет отметить порученную задачу проекта как выполненную, или предоставить документы, запросить оплату. Все то, что сделает Ваш бизнес ещё более эффективным.

ВОПРОС

Какие еще возможности существуют в системе?

Встроенный почтовый клиент, безопасно доступный откуда угодно. Чат и возможность обсудить любой вопрос онлайн. Телефонный справочник и организационно-штатная структура. Управление персоналом и кадровая деятельность. Внутренний и внешний документооборот. Вовлекайте сотрудников в работу, используя поиск по тегам, вики-страницы и блоги. Сделайте работу сотрудников по-настоящему эффективной.

ВОПРОС

Каковы условия дальнейшего сопровождения?

После покупки системы мы подарим Вам целый год бесплатного сопровождения. Вы сможете получить любую помощь в самое короткое время, ведь мы по праву гордимся своими экспертами и уровнем сервиса.

Начиная со второго года, стоимость сопровождения составит всего 20% от стоимости купленных лицензий. Эти деньги идут на сопровождение и дальнейшее развитие системы. Больше никаких периодических платежей.

Существует простой метод активации Вашей бизнес-интуиции.

С его помощью возможно принимать только правильные решения в бизнесе и жизни.

Представьте, что Вы в своём кабинете. Перед Вами документы, требующие решения. Выберите один документ, любой. Держите его на вытянутой руке перед собой (важно!) и перечитывайте раз за разом. Через некоторое время Вы почувствуете:

2-7 минут — и Вы твёрдо уверены, что точно понимаете его суть.

10 минут — Вы успели прокрутить возможные последствия решения вопроса различными способами. А ещё у Вас устала рука.

30 минут — рука болит все сильнее, и, кажется, начала неметь. Зато просчитаны дальние и близкие последствия каждого решения и выбрано оптимальное.

Итак, теперь у нас есть две проблемы. Одну из них Вы знаете как решить, а вторая, которая заботит существенно сильнее, это рука, гудящая уже просто немыслимо.

Что надо сделать для того, чтобы решить обе? Правильно. Начать действовать! Положите документ на стол и расслабьте руку. Стало легче?

Поймите, можно думать о проблеме, но, как правило, это ни к чему не приводит. Её «вес» не уменьшится. Справиться с проблемой позволяет только действие. Решите её или отложите в сторону, но не ждите, пока эта проблема парализует Вашу волю или бизнес.

Даже самая прекрасная и мощная идея бесполезна до тех пор, пока мы не решим ею воспользоваться.
— Ричард Бах

Создавая этот каталог, мы хотели сделать ситуацию вокруг лучше. Чуть менее напряжённой. Ведь нашему бизнесу, как и Вашему, жизненно необходимы хорошие партнёры. Необходим тот вызов, что Вы бросаете нам с каждым внедрением. С каждым разом мы все лучше умеем решать Ваши задачи и проблемы. У нас действительно есть бесценный опыт, которым мы с радостью поделимся с Вами. Более сотни наших клиентов, многие из которых являются ведущими примерами в своей отрасли, подтвердят это.

Не тратьте больше времени на сомнения.

Закажите презентацию, написав нам на info@1forma.ru
или позвонив +7 (495) 660-38-09

Скачать .pdf

Настройка
Первой Формы
Кейсы Документация Обучение Технические
требования
Часто
задаваемые
вопросы